Jak prowadzić elektroniczne akta pracownicze?

Coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnego przechowywania akt pracowniczych i innych, ponieważ korzystanie z dokumentów w wersji papierowej sprawdza się wyłącznie w przypadku naprawdę niewielkich działalności. W przypadku większych firm dokumentacja mocno się rozrasta, a to sprawia, że coraz trudniej jest utrzymać porządek w papierach. Fantastyczną alternatywą dla akt papierowych są akta elektroniczne. Co warto o nich wiedzieć?

Elektroniczne teczki – ogólna zasada działania

Cyfrowe akta to rodzaj elektronicznych teczek, które są przypisywane do poszczególnych pracowników oraz procesów. Dzięki aktom cyfrowym, jak cyfrowe akta pracownicze, mamy łatwy i szybki dostęp do potrzebnych informacji bez konieczności wertowania stert papierów. Jak działają elektroniczne akta? - O tym opowiadają nam pracownicy firmy E.volution z Katowic. Ogólna zasada działania akt cyfrowych jest prosta: wszystkie dokumenty, które docierają do firmy (zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej), trafiają do elektronicznego archiwum, do istniejących cyfrowych teczek. Teczki tworzone są automatycznie w zależności od potrzeb.

Zalety elektronicznej archiwizacji dokumentów

Główną zaletą elektronicznej archiwizacji dokumentów i elektronicznych akt pracowniczych jest to, że dokumenty nie podlegają żadnym czynnikom zewnętrznym. Można powiedzieć, że się nie starzeją, nie są też narażone na przykład na zalanie, czy pożar. Nowoczesne systemy elektroniczne do przechowywania dokumentów dają możliwość podglądania, kto przeglądał lub pobierał dany plik – to pozwala nam ograniczyć do minimum niepożądane ingerencje w dokumenty. Ogromnym plusem jest również kwestia ekologii: zamiast drukować masę dokumentów, które później trzeba spakować w teczki lub – co gorsza – foliowe koszulki i segregatory z syntetycznych materiałów, w dobie zaawansowanej elektroniki możemy z powodzeniem pozostać przy elektronicznych aktach.

Elektroniczny obieg dokumentów – przyszłościowe rozwiązanie

Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko kwestia prowadzenia akt pracowniczych. Dzięki centralnym magazynom elektronicznym, jak z oferty firmy E.volution, możemy zapisywać akta, zarządzać dokumentami, pocztą e-mail i przeróżnymi procesami zachodzącymi w firmie w sposób wydajny i bezpieczny. Kompleksowa, cyfrowa obsługa dokumentów może być dla firmy nie rewolucją (której często się obawiamy), a ewolucją – dzięki nowoczesnym modułom codzienna praca firmy może wejść na wyższy poziom, a na tym powinno zależeć każdemu rozwijającemu się przedsiębiorcy. Nie bójmy się nowych rozwiązań, które pomogą nam usprawnić pracę na co dzień.