Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Każda spółka musi posiadać swoją księgę rachunkową. To tam jest przedstawiona cała historia finansowa danego przedsiębiorstwa. Prowadzenie takiej dokumentacji jest ogromnie odpowiedzialnym zadaniem, dlatego powierza się je wykwalifikowanym księgowym. Muszą oni kierować się ustalonymi zasadami, aby poprawnie archiwizować wszelkiego rodzaju faktury, rachunki i rozliczenia.

Czym są księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe to zestawienie, zbiór danych mówiących o operacjach finansowych firmy. To tam znajdują się informacje o jej zasobach pieniężnych, saldach, obrotach. Wszystkie te zdarzenia są przedstawiane w sposób chronologiczny. Księgi obecnie prowadzi się najczęściej za pomocą komputerowych nośników danych. Każda z nich składa się z:

• dziennika – zapisuje się w nim w informacje o operacjach finansowych w porządku od najwcześniejszej od najpóźniejszej,
• księgi głównej – do jej prowadzenia stosuje się metodę podwójnego zapisu oraz opisuje się w niej wszelkie operacje gospodarcze,
• księgi pomocniczej – w niej doprecyzowuje się zapisy znajdujące się w księdze głównej,
• zestawienia obrotów i sald,
• wykazu składników aktywów i pasywów.

W jaki sposób należy prowadzić księgi rachunkowe?

O tym jak trzeba ewidencjonować dane zwarte w księgach, mówi wprost Ustawa o rachunkowości Art. 24 pkt.1. Wynika z niej jasno, że muszą one być prowadzone:

• rzetelnie – co oznacza, że zawarte w nich dane i informacje muszą być zgodne z prawdą,
• bezbłędnie – zapisy w księgach muszą być kompletne, prawidłowe i nie zawierać omyłek,
• sprawdzalnie – w praktyce oznacza to, że istnieje możliwość powiązania informacji o operacjach finansowych z konkretnymi dokumentami źródłowymi,
• bieżąco – dane umieszczane są w nich bez opóźnień i zwłoki.

Ponadto powinny być one trwale oznaczane nazwą. Trzeba zadbać również o to, by były opatrzone rokiem obrotowym, okresem sprawozdawczym oraz datą ich sporządzenia. Księgi muszą być prowadzone wyłącznie walucie oraz w języku polskim. Obowiązkiem jest także ich staranne i w określonej kolejności przechowywanie. W sytuacji, kiedy znajdują się poza siedzibą firmy, należy o tym fakcie powiadomić odpowiedni urząd skarbowy. Właściwe prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga dużej wiedzy, umiejętności, a także odpowiednich kompetencji. Specjaliści z Kancelarii Rachunkowo-Podatkowej Eurofinanse dokładają wszelkich starań, aby dokumentacja była sporządzana skrupulatnie i w oparciu o obowiązujące przepisy. Należy pamiętać, że jedynie decydując się na usługi wykwalifikowanych księgowych, można uniknąć niemałych kar, które są związane z błędami w archiwizacji dokumentów finansowych.