Zasady prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów to forma uproszczonej ewidencji podatkowej. Należy do najchętniej wybieranych przez małych przedsiębiorców systemów księgowości. W księdze rejestruje się wszelkie przychody ze sprzedaży, a także wydatki poniesione w związku z prowadzeniem firmy. Na jej podstawie dokonuje się rozliczenia z urzędem skarbowym. Jakie zasady obowiązują przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów? Wyjaśniamy poniżej.

Szczegółowe wytyczne, dotyczące tego rodzaju ewidencji zostały przedstawione w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów. Księgę zakłada sam przedsiębiorca, na jeden rok kalendarzowy, z dniem 1 stycznia lub rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Może mieć ona formę papierową lub elektroniczną. Służy do rozliczenia podatku dochodowego w formie liniowej lub na zasadach ogólnych.

Kogo dotyczy księga przychodów i rozchodów?

Księgi mogą prowadzić osoby fizyczne, które osiągają dochód z działalności pozarolniczej, spółki cywilne oraz jawne osób fizycznych, a także spółki partnerskie – pod warunkiem, że ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie osiągnęły równowartości lub nie przekroczyły kwoty 2 mln euro. – Od stycznia 2020 roku taką formę ewidencji dotyczy również przedsiębiorstw w spadku oraz spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku – dodaje ekspert z Kancelarii Doradztwa Podatkowego Jacek Pukaluk w Warszawie. Z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów można zostać zwolnionym, na przykład z uwagi na zły stan zdrowia lub wiek osoby prowadzącej firmę, albo rozmiar/rodzaj działalności. Przy prowadzeniu takiej ewidencji można również skorzystać z pomocy doradcy podatkowego czy biura rachunkowego.

Księga przychodów i rozchodów – jak powinna wyglądać?

Wzór księgi ściśle określa wspomniane już rozporządzenie ministra finansów. Rozpoczyna się stroną tytułową, gdzie znajdują się imię i nazwisko podatnika, nazwa przedsiębiorstwa i zakres jego działalności. Dalej księga przychodów i rozchodów ma formę tabeli. W kolumnach od 1 do 3 wpisuje się kolejno liczbę porządkową, datę zdarzenia gospodarczego i numer dowodu księgowego. Kolumny 4 i 5 obejmują dane kontrahenta: imię i nazwisko oraz adres. Pod numerem 6 umieszcza się opis zdarzenia gospodarczego. Kolejne trzy kolumny księgi przychodów i rozchodów dotyczą przychodu: wartości sprzedanych towarów i usług, pozostałych przychodów i ich sumy. Następnie do tabeli wpisuje się wartość zakupu towarów handlowych i materiałów wg ich cen zakupu, a także koszty uboczne zakupu. Kolumny 12-14 dotyczą wydatków: wynagrodzeń w gotówce i naturze, pozostałych wydatków i ich łącznej sumy. Numer 15 jest wolny i można umieścić tam inne zaszłości gospodarcze. Do kolumny 16 wpisuje się koszty działalności badawczo-rozwojowej. Ostatnia przeznaczona jest na wszelkie uwagi. Wpisy najlepiej sumować na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. Księga trzeba zbroszurować i ponumerować jej karty.

Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów

Księgę przychodów i rozchodów trzeba przechowywać w miejscu wykonywania działalności lub wskazanym jako siedziba. Jeżeli o ewidencję dba biuro rachunkowe czy doradca podatkowy, dokument musi stale znajdować się w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez tę firmę. Podatnik zobligowany jest jednak do posiadania ewidencji sprzedaży. W przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego każdy zakład powinien mieć własną księgę przychodów i rozchodów. Można też prowadzić jedną, o ile w poszczególnych oddziałach znajduje się ewidencja sprzedaży.