Zasady organizacji udanych imprez okolicznościowych

Imprezy okolicznościowe wymagają mniejszego nakładu sił niż przygotowanie przyjęcia weselnego, ale aby były udane, konieczne jest ich dokładne zaplanowanie oraz organizacja z odpowiednim wyprzedzeniem. Dlatego jeśli planujemy wydanie przyjęcia okolicznościowego, powinniśmy odpowiednio wcześniej zastanowić się przede wszystkim nad jego przebiegiem, miejscem, w którym się ono odbędzie oraz menu.

Poczęstunek na przyjęciu okolicznościowym samemu czy firma cateringowa?

W zależności od liczby gości oraz rangi naszej imprezy okolicznościowej możemy zdecydować się na samodzielne przygotowanie poczęstunku dla gości lub wynająć na tę okoliczność firmę, która zajmie się cateringiem i organizacją, taką jak na przykład zajmująca się organizacją imprez i cateringu Sala Weselna Inspiro. Ta pierwsza opcja bardziej jest polecana dla osób, które organizują niewielkie przyjęcie dla małej liczby gości lub mają bardzo ograniczony budżet. Decydując się na opracowanie i przygotowanie menu samemu, należy liczyć się jednak z koniecznością poświęcenia temu zadaniu sporej ilości czasu. Jeśli natomiast organizujemy większą imprezę i zależy nam, by zrobić jak najlepsze wrażenie na gościach, zdecydujmy się na zatrudnienie firmy cateringowej. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że posiłek zostanie podany w odpowiednim momencie, a my sami nie będziemy tracili czasu na jego przygotowanie.

Wybór miejsca na imprezę okolicznościową

Przyjęcie dla najbliższej rodziny możemy urządzić we własnym domu lub wynająć do tego celu salę. Jeśli planujemy większą imprezę i chcemy, by nasi goście czuli się komfortowo, najlepiej będzie postawić na tę drugą opcję. Wynajem sali niesie ze sobą pewne ograniczenia, jak np. długość trwania imprezy, ale wszystko to możemy negocjować z jej właścicielem. Organizacja imprezy okolicznościowej poza domem pozwoli nam także uniknięcie obowiązku sprzątania domu po jej zakończeniu. Wybierając salę na imprezę okolicznościową, powinniśmy dokładnie ustalić szczegóły z jej właścicielem, czas trwania przyjęcia oraz inne, istotne z naszego punktu widzenia, elementy.

Przebieg przyjęcia okolicznościowego

Gdy zaplanowaliśmy już menu, wybraliśmy miejsce, w którym odbędzie się nasza impreza, warto także ustalić jej przebieg. Oczywiście nie trzeba tego robić minuta po minucie, bo i tak z pewnością nie uda nam się trzymać tak precyzyjnego planu. Chodzi bardziej o ustalenie kolejności oraz pory dla najważniejszych elementów danego przyjęcia, czyli np. godziny jego rozpoczęcia i zakończenia, pory podania obiadu/kolacji, czasu na tańce (jeśli nasza impreza je przewiduje), atrakcji, godziny podania deseru itp. Taka organizacja imprezy sprawi, że nasza impreza okolicznościowa będzie sprawiała profesjonalne wrażenie i na pewno będzie mile wspominana przez gości.