W jakich przypadkach konieczne jest przeprowadzenie audytu prawnego przedsiębiorstwa?

Prowadzanie działalności gospodarczej wiąże się z codziennym podejmowaniem decyzji w różnych obszarach – sprzedaży, marketingu, finansów czy prawa. Są one często obarczone dużym ryzykiem, które skutkuje sporami z klientami lub pracownikami, a także organami administracji publicznej. Aby zachować właściwą organizację w przedsiębiorstwie pozwalającą uniknąć trudności i zwiększyć zyski, warto przeprowadzić audyt prawny przedsiębiorstwa. Dlaczego?

Działania podejmowane w trakcie audytu prawnego

Przeprowadzenie audytu prawnego może zapobiec problemom prawnym wiążącym się z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jak on wygląda? Jest to badanie działalności pod względem prawnym i polega na podjęciu szeregu działań, takich jak:

  • przeprowadzenie analiz prawnych,
  • weryfikacja dokumentacji, w tym akt sądowych, rejestrowych, administracyjnych, umów i ksiąg wieczystych,
  • przeprowadzenie rozmów z przedstawicielami przedsiębiorcy,
  • oględziny miejsc pracy oraz produkcji,
  • ustalenie stanu prawnego ruchomości i nieruchomości,
  • zbadanie legalności prowadzonej działalności.

Po wszystkim następuje sporządzenie sprawozdania, w którym wskazywane są wszelkie błędy lub braki oraz – co najważniejsze – rekomendacje. Właściciele oraz osoby zarządzające otrzymują pełny obraz stanu prawnego przedsiębiorstwa. Prawnik oprócz pomocy prawnej w sprawach bieżących, może również przeprowadzić audyt prawny, czyli badania poprawności oraz efektywności organizacji prawnej w firmie i zabezpieczyć, dzięki temu, właścicieli przed negatywnymi zdarzeniami w przyszłości.

Sprawy korporacyjne, pracownicze oraz konsumenckie

Systematycznego stosowania audytu prawnego wymagają przede wszystkim sprawy korporacyjne. Wiele obowiązków w tym przypadku wynika z przepisów prawa, umowy spółki, a także z podjętych uchwał. Z roku na rok mnożą się niedociągnięcia, które odkrywane są przy okazji załatwienia innych spraw, np. zgłoszenie nowego członka zarządu. Warto je skorygować, ale niestety, monitorowanie spraw korporacyjnych przez osoby, które nie mają z prawem styczności na co dzień, nie jest zwykle skuteczne – zauważa Marcin Walczyński, właściciel Kancelarii Prawnej Walczyński.

Innym obszarem, który wymaga audytu prawnego są sprawy pracownicze. Warto przeprowadzić analizę, która odpowie na pytanie: czy stosowane przez przedsiębiorcę umowy, zarówno o pracę, jak i cywilno-prawne oraz wewnętrzne regulaminy i systemy czasu pracy są zgodne z przepisami prawa? Powinny one również zabezpieczać interes pracodawcy przy jednoczesnym kreowaniu transparentnych warunków pracy dla pracowników.

Oprócz spraw pracowniczych warto również przyjrzeć się sprawom konsumenckim. Przedsiębiorca ma bowiem obowiązek zapewnić zgodność swoich działań ze stosownymi przepisami, dokładnie konstruować wzorce umów, regulaminy, a także ogólne ich warunki. Zmniejszenie ryzyka ekonomicznego i refutacyjnego odbywa się za pomocą właściwego formułowania postanowień umów oraz funkcjonowania sprawnych procedur wewnętrznych. Regularne przeprowadzanie audytu prawnego pozwala na zmniejszenie ryzyka w każdym z wymienionych obszarów i dostosowywać je do obowiązujących w danym okresie standardów.