Jak sporządzić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych?

Według RODO zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Unijne rozporządzenie zaczęło obowiązywać z dniem 25 maja 2018 roku. Jak odpowiednio sporządzić zgodę odpowiadającą wymogom RODO?

Tytułem wstępu

RODO, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego ich przepływu znosi wiele obowiązujących dotychczas obostrzeń dotyczących dokumentacji procesu przetwarzania danych osobowych. Jak wyjaśnia nasz rozmówca, specjalista z firmy Audytel, zajmującej się zarządzaniem bezpieczeństwem informacji:

Zniesienie przez RODO rygorów związanych z dokumentacją przetwarzania danych nie odnosi się jednak do zasad związanych ze zgodami osób, których dane są przetwarzane w celach rekrutacyjnych. Zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie jego danych osobowych w celu prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych musi spełniać określone warunki. Zgoda musi być dobrowolna, precyzyjnie i rzeczowo określona,  udzielona w sposób świadomy,  jednoznaczna i może przyjąć formę każdego rodzaju oświadczenia.

Poniżej pokrótce opisujemy każdy z wymienionych przez naszego eksperta warunków oraz wyjaśniamy, co one oznaczają w praktyce.

1. Dobrowolność zgody. Dobrowolne wyrażenie zgody nie stanowi novum. Wymagana jest  zupełna swoboda udzielenia zgody lub jej odmowy bez poniesienia żadnej szkody lub straty dla podmiotu danych. Na ten warunek RODO kładzie szczególny nacisk.
2. Konkretność. Zgoda na przetwarzanie danych w kolejnych rekrutacjach, zebrana od osoby rekrutowanej do pracy musi być dokładnie określona, precyzyjna i rzeczowa. Oznacza to, że powinna zawierać m.in. informacje o celu i czasie przetwarzania.
3. Świadomość. Kandydat do pracy musi być świadomy komu, w jakim celu oraz w jakim zakresie udziela prawa do przetwarzania jego danych osobowych. Ma to znaczenie w rekrutacji prowadzonej np. w grupie kapitałowej. Osoba biorąca udział w procesie rekrutacji musi być świadoma również tego, iż w każdym momencie może wycofać udzieloną wcześniej zgodę.
4. Jednoznaczność. Zgoda musi być skonstruowana w taki sposób, aby nie pozostawiać najmniejszych wątpliwości co do tego, kto i komu, w jakim celu i zakresie udziela rzeczonej zgody na przetwarzanie danych osobowych.
5. Forma zgody. Warunek ten mówi o tym, że osoba biorąca udział w rekrutacji ma prawo wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w formie każdego rodzaju oświadczenia. Wynika z niego zatem, iż kandydat do pracy może udzielić zgody na piśmie, elektronicznie, ustnie bądź w formie dokumentu. Milczenie osoby rekrutowanej lub bierność nie mogą być natomiast interpretowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

Jak sporządzić zgodę?

Treść zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych określają warunki od 1 do 4, formę zgody zaś warunek 5. Daje on osobie udzielającej zgody możliwość wyboru spośród kilku form. Która z nich jest najkorzystniejsza dla pracodawcy? Odpowiadając na to pytanie, warto wziąć pod uwagę zasadę rozliczalności, która narzuca konieczność wykazania, że osoba rekrutowana wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonym procesie rekrutacyjnym. Najkorzystniejszą, gdyż zapewniającą pracodawcy największe bezpieczeństwo jest więc forma pisemna, elektroniczna lub dokumentowa. Forma pisemna nie budzi wątpliwości. Jeśli zaś chodzi o formę elektroniczną to warto zadbać by była ona potwierdzeniem powodującym u administratora danych pewność jej wyrażenia przez kandydata. W dokumentowej formie z kolei zabezpieczeniem może być elektroniczny dokument dostarczony na nośniku takim jak np. USB bądź przesłany pocztą elektroniczną w postaci e-maila. W przypadku oświadczenia składanego w formie ustnej, zdecydowanie warto sporządzić notatkę na ten temat. Jeśli chcesz  sprawdzić, czy procedury w Twojej organizacji są z zgodne z RODO, skorzystaj ze wsparcia firmy zewnętrznej. W ramach outsourcingu Inspektora Danych Osobowych specjalista wesprze Twoje przedsiębiorstwo, wypełniając obowiązki wynikające z przepisów prawa oraz zapewni niezastąpioną pomoc w formułowaniu klauzul zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz w innych istotnych kwestiach np. tworzeniu umów powierzenia danych czy regulaminów konkursów. Współpracując z doświadczonymi specjalistami w zakresie ochrony danych osobowych masz pewność, że rozporządzenie jest realizowane prawidłowo, a działania związane z ochroną danych osobowych są pod ścisłą kontrolą.