Jak rozliczać podróże służbowe pracowników?

Rozliczanie delegacji nastręcza problemów zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Najlepiej odpowiednio wcześniej, kiedy w perspektywie pojawi się konieczność wyjazdów służbowych, sprawdzić zasady rozliczania, obowiązujące limity kosztowe oraz sposób dokumentacji delegacji i sporządzić wewnętrzną instrukcję. Takie rozwiązanie ułatwi funkcjonowanie i zdecydowanie pozwoli uniknąć kosztownych błędów. Sprawdź, jak rozliczyć podróże służbowe pracowników.

Mówi ekspert z Zarządzanie Biznes Finanse: jeśli firma często wysyła swoich pracowników w podróże służbowe, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów, aby poprawnie sporządzić dokumentację podróży i rozliczać je zgodnie z przepisami. Mało który przedsiębiorca wie, jak poprawnie rozliczyć wyjazdy służbowe pracowników, a przez to popełnia błędy.

Czym jest podróż służbowa według przepisów

Obecnie w polskim prawie podatkowym nie ma ściśle sformułowanej definicji wyjazdu służbowego. Funkcjonuje rozumienie zawarte w nieistniejącej już ustawie z 1988 r., zgodnie z którą wyjazd służbowy odbywa się poza miejscowość, w której mieści się siedziba firmy lub miejsce pracy oraz ma charakter tymczasowy i incydentalny.

Podstawą podróży służbowej jest polecenie wyjazdu przez pracodawcę. Nie ma wymogu, ale warto takie polecenie sporządzić na piśmie, w którym zawarte zostaną informacje:

• cel podroży,
• termin wyjazdu i powrotu,
• liczba godzin w podróży,
• środek transportu, którym będzie się przemieszczał pracownik,
• kwota przekazanych środków,
• limity wydatków

Przepisy nie ograniczają liczby i czasu trwania podróży służbowych, teoretycznie można je odbywać dowolną liczbę razy i na dowolny czas trwania. W praktyce zaleca się, aby podróż służbowa nie trwała więcej niż 3 miesiące, gdyż wówczas można mówić już o oddelegowaniu, do którego stosuje się zupełnie inne zasady.

Zasady rozliczania podróży służbowej

Pierwszym problemem dotyczącym tego, jak rozliczyć podróż służbową jest odgraniczenie czasu pracy i czasu wolnego w podróży. Do czasu pracy zalicza się nie cały wyjazd, a ustalony w umowie czas pracy liczony o stałych porach, kiedy jest ona wykonywana stacjonarnie w miejscu zatrudnienia. Jeśli pracownik wykonuje zadania poza ustalonymi godzinami, można je również zaliczyć do czasu pracy. Jednak jeśli pracownik przemieszcza się do miejsca wyznaczonego poza godzinami pracy, nie wlicza się tego do czasu pracy.

• dieta krajowa (kwota uzależniona od trwania wyjazdu służbowego)
• ryczałt za nocleg (tylko w sytuacji, jeśli pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu),
• ryczałt za dojazdy (rozliczenie poprzez kilometrówkę)

Po powrocie z delegacji pracownik ma 14 dni na jej rozliczenie, czyli otrzymanie zwrotu kosztów i rozliczenia otrzymanej zaliczki. Pracownik powinien zbierać faktury poniesionych kosztów. Jeśli koszty za przejazd były wyższe, niż przewiduje ryczałt, pracownik może otrzymać zwrot na podstawie rachunku. Jeśli podróż służbowa trwała dłużej niż 10 dni, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdów również za dni wolne od pracy.