Własny dział księgowy czy zewnętrzna księgowość – co wybrać?

Polskie przepisy prawna nakładają na każdego przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych. Nie jest to zadanie proste i wymaga sporych kompetencji z zakresu rachunkowości, stąd często pojawia się pytanie – czy lepiej jest stworzyć własny dział księgowości i zatrudnić pracownika na etat, czy może warto posłużyć się zewnętrznym biurem rachunkowym? W artykule omawiamy korzyści płynące z obu rozwiązań.

Obowiązek rachunkowy

29 września 1994 roku do polskiego kanonu prawa weszła Ustawa o rachunkowości, którą potocznie określa się polskim prawem bilansowym. Ten akt normatywny wespół z Międzynarodowymi i Krajowymi Standardami Rachunkowości stanowi podstawę prawną nakładającą obowiązek ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych celem późniejszej weryfikacji poprawności zapisów przez Urząd. Z uwagi na duży poziom skomplikowania przepisów wielu przedsiębiorców decyduje się delegowanie tego zadania. Można to zrobić, zatrudniając pracownika, lub skorzystać z tzw. outsourcingu. Aby określić jakie rozwiązanie będzie korzystniejsze, postanowiliśmy odbyć rozmowę z właścicielami jednego ze szczecińskich biur rachunkowych.

Dowiedzieliśmy się, że wszystko zależy od naszych możliwości finansowych oraz potrzeb związanych z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. Posiadanie wykwalifikowanego specjalisty na etacie w firmie jest bardzo wygodne i pozwala mieć pewność, że jego uwaga w całości będzie skupiona na sumiennym wykonaniu ewidencji powstałych zdarzeń gospodarczych, a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości będzie on mógł na bieżąco weryfikować różne informacje. Niestety takie rozwiązanie niemało kosztuje i wielu przedsiębiorców, którzy nie prowadzą działalności na wielką skalę, chętniej decyduje się na usługi zewnętrznego biura. Wystarczy, że dostarczą oni dokumenty finansowe, a cała odpowiedzialność za poprawność zapisów będzie spoczywać na właścicielach biura rachunkowego.

Zalety własnego działu księgowości

Posiadanie własnego działu księgowości niesie ze sobą sporo korzyści. Przede wszystkim mamy stały i bieżący dostęp do ksiąg rachunkowych. Jest to bardzo istotne w przypadku, kiedy działalność prowadzona przez firmę jest bardzo rozległa i wiele rzeczy ulega dynamicznym przemianom. Wtedy posiadanie wykwalifikowanego specjalisty może okazać się kluczowe do uzyskania przewagi rynkowej. Tak więc jeżeli zależy nam na szybkości i pełnym poczuciu kontroli, to warto rozważyć to rozwiązanie. Jest ono drogie, ale na pewnym etapie prowadzenia działalności może okazać się najlepszym wyjściem.

Zalety korzystania z usług zewnętrznego biura księgowego

Najważniejszą korzyścią, jaką uzyskujemy, zatrudniając zewnętrzne biuro, jest czas i poczucie bezpieczeństwa. Jako właściciele firmy nie musimy się kłopotać sprawami rachunkowymi, a nasza praca ogranicza się do dostarczenia dokumentów finansowych do biura rachunkowego. Wiele firm, które oferują obsługę księgową firm, jest ubezpieczonych na skutek popełnienia błędu w sztuce rachunkowej. Jest to bardzo ważne, ponieważ daje poczucie bezpieczeństwa finansowego. Dodatkowo takie rozwiązanie jest znacznie tańsze, a dostępność usług na rynku jest bardzo duża.

Reasumując

Dokonanie wyboru pomiędzy własnym działem księgowości a firmą zewnętrzną determinuje wielkość naszej firmy, skala prowadzonego biznesu oraz możliwości finansowe. Outsourcing działań księgowych jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla małych i średnich firm, które cenią czas i pieniądze, a własny dział księgowości może okazać się koniecznością na pewnym etapie dojrzałości prowadzonego biznesu.