W co powinna być wyposażona dobra sala konferencyjna?

Trudno wyobrazić sobie konferencję, szkolenie, sympozjum lub innego rodzaju wydarzenie biznesowe bez sali konferencyjnej. To, w jakim miejscu zostanie zorganizowane spotkanie wpływa również na wizerunek firmy. Przyjrzyjmy się więc bliżej, w co powinna być wyposażona dobra sala konferencyjna, aby spotkania firmowe przebiegały bez zakłóceń i z zachowaniem najwyższych standardów.

Spotkania w niewielkich salach wyposażonych wyłącznie w stół, krzesła i rzutnik to już przeżytek. Nowoczesne rozwiązania umożliwiają stworzenie przestrzeni idealnej do spotkań biznesowych, wyposażonej w wysokiej jakości sprzęt multimedialny oraz inne, wygodne rozwiązania.

Nowoczesny projektor

Projektor to już podstawa każdej sali konferencyjnej. Materiały multimedialne pełnią ważną rolę w spotkaniach biznesowych, szkoleniach i innych wydarzeniach, na których prezentowane są dane oraz ważne informacje. Przedstawianie danych jest łatwiejsze dzięki pokazom slajdów zawierającym wykresy oraz prezentacje. W przypadku szkoleń informacje przedstawione w formie pisemnej są łatwiejsze do zapamiętania. Nie należy również zapominać o ekranie – najlepiej opuszczanym elektrycznie, dzięki czemu jego obsługa jest znacznie łatwiejsza.

Ważne jednak, aby projektor był urządzeniem nowoczesnym, wykorzystującym do połączenia z komputerem system bezprzewodowy. Dzięki temu możliwe będzie podwieszenie go pod sufitem, a także podłączenie każdego komputera, niezależnie od modelu oraz rodzaju gniazda. Wyświetlanie obrazów w dużej rozdzielczości pozwoli na zachowanie jak najwyższej jakości oraz lepszą widoczną nawet z odległego końca sali konferencyjnej. Z tego względu powinien być to sprzęt najwyższej jakości.

Głośniki oraz mikrofon

O ile w przypadku małych sal i kameralnych spotkań odpowiednie nagłośnienie nie jest tak znaczące, o tyle podczas konferencji na kilkadziesiąt, a nawet kilkaset osób jest to element niezbędny. Sale konferencyjne w ośrodku wczasowo-konferencyjnym Bel-Ami w Zakopanem posiada do dyspozycji gości aż cztery sale konferencyjne, przeznaczone dla 30, 50 60, a nawet 150 osób z możliwością połączenia sal w jedną, większą przestrzeń. Organizacja konferencji dla tak sporej publiczności to nie lada wyzwanie – dlatego mikrofon oraz odpowiednie nagłośnienie umożliwi dotarcie do wszystkich osób, nawet tych siedzących na samym końcu. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest mikrofon, którego nie trzeba trzymać (oczywiście bezprzewodowy) – wówczas obydwie ręce są wolne i bez problemu można pisać lub wskazywać ważne informacje na wyświetlanym ekranie. Profesjonalny system audio to podobnie jak projektor podstawa wyposażenia nowoczesnej sali konferencyjnej.

Flipchart, wskaźnik laserowy

Nowoczesne technologie ułatwiają życie, jednak wiele osób nadal ceni sobie tradycyjne rozwiązania. Flipchart lub tablica suchościeralna to wciąż popularne narzędzia wykorzystywane do przedstawiania informacji w formie pisanej. Te proste akcesoria umożliwiają rozrysowanie i wytłumaczenie tezy, a także przedstawienie ważnych informacji, które powinny być szczególnie zapamiętane.

Wskazanie tych najważniejszych ułatwi również wskaźnik laserowy, który jest widoczny nawet z odleglejszych końców sali, a także nie wymaga bezpośredniego podchodzenia do pokazywanej informacji. Dzięki temu nawet na dużym ekranie można wskazać dane, które znajdują się poza zasięgiem prelegenta. Może wydawać się, że są to urządzenia mało znaczące, jednak zdecydowanie ułatwiają prowadzenie spotkania.

Klimatyzacja oraz internet

Co prawda odpowiednia wentylacja nie jest niezbędna do przeprowadzenia spotkania, jednak nie da się ukryć, że właściwa temperatura we wnętrzu to komfort dla wszystkich uczestników. Zwłaszcza, że w przypadku dużych spotkań w pomieszczeniu szybko zaczyna brakować tlenu. Jest to istotne nie tylko latem – również zimą łatwo można przewietrzyć pomieszczenie dzięki klimatyzacji. To również gwarancja właściwej temperatury niezbędnej do poprawnego działania sprzętów elektronicznych – większość z nich podczas pracy się nagrzewa.

Warto również wspomnieć o kwestii dość oczywistej, jaką jest dostęp do bezprzewodowego internetu. Zwłaszcza, że coraz więcej prezentacji opartych jest o informacje zawarte online.

Wygodne krzesła

Nie da się również ukryć, że różnego rodzaju konferencje i szkolenia to nieraz kilka godzin siedzenia. Z tego względu sala konferencyjna powinna być również wyposażona w wygodne krzesła. To nie tylko komfort dla uczestników, ale również dbałość o ich zdrowie – twarde i mało ergonomiczne krzesła, na których trzeba spędzić kilka godzin to ciężki czas dla kręgosłupa. A przecież nie o to chodzi, by uczestnicy spotkania nerwowo wiercili się na siedzeniach, szukając jak najwygodniejszej pozycji. Dzięki wygodnym fotelom będą mogli całkowicie skupić się na osobie prowadzącej i temu, co ma do przekazania.