RODO w rekrutacji. Obowiązki pracodawców

W procesach rekrutacyjnych pracodawcy zbierają dane osobowe swoich potencjalnych pracowników. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które weszło w życie w maju 2018 roku wprowadziło zmiany, które dotyczącą tej kwestii. Jakie obowiązki narzuca pracodawcom RODO w procesie rekrutacji? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w naszym artykule. Zapraszamy do lektury!

Najważniejsze zmiany wprowadzone przez RODO

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych zapewnia osobom, biorącym udział w rekrutacji skuteczniejszą ochronę ich danych osobowych. Nowe prawa osób rekrutowanych wiążą się oczywiście z nowymi obowiązkami, które spoczywają na rekrutujących ich pracodawcach. W naszym artykule przybliżymy najważniejsze z nich. Jak wyjaśnia nasz rozmówca, przedstawiciel Rodo Radar – zespołu specjalizującego się w ochronie danych osobowych oraz bezpieczeństwie informacji, działającego w ramach firmy Audytel:

Wraz z wejściem ustawy w życie potencjalni pracownicy mają realny wpływ na to, jak długo pracodawcy będą przetwarzać ich dane osobowe oraz w jakim zakresie będzie się to odbywało. Pracodawcy zatem na potrzeby procesów rekrutacyjnych muszą przygotowywać stosowne klauzule oraz zgody, w których znajdą się zapisy, dotyczące tych właśnie obszarów. Osoby rekrutowane mają bowiem prawo o tym wiedzieć, nim przystąpią do procesu rekrutacyjnego. RODO zapewnia kandydatom do pracy również prawo do żądania usunięcia czy sprostowania swoich danych.

Rekrutacja po rekrutacji Popularną praktyką jest zapraszanie kandydatów do nowych projektów rekrutacyjnych w tej samej firmie. Np. często zdarza się, iż pracodawcy widzą potencjał kandydata na inne stanowisko pracy niż to, na które ten aplikował. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych mówi, że w takich sytuacjach pracodawca ma obowiązek uzyskać zgodę aplikujących o pracę na to, aby firma mogła uwzględnić ich CV przy innych rekrutacjach.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca musi także dopełnić obowiązku informacyjnego. W przypadku każdego nowego procesu w jasny i zrozumiały sposób powinien określić trzy bardzo ważne kwestie:

• jak długo
• w jakim celu
• gdzie

będzie gromadził informacje, dotyczące kandydatów na ogłaszane przez siebie stanowiska pracy. Ponadto pracodawca zobowiązany jest poinformować kandydatów również o tym, kto będzie administrował ich danymi. Osoba rekrutowana ma bowiem prawo do tego, aby wiedzieć, kto odpowiada za bezpieczeństwo informacji udzielanym pracodawcom.

Miejsce przetwarzania oraz gromadzenia informacji

Warto tutaj poświęcić więcej uwagi kwestii, dotyczącej miejsca przetwarzania oraz gromadzenia danych osobowych kandydatów. Sprawna oraz skuteczna kontrola terminów przetwarzania danych osób rekrutowanych, a tym samym realizacja ich praw w zakresie bezpieczeństwa informacji, jest możliwa wówczas, gdy pracodawca dysponuje odpowiednio dobranym rozwiązaniem w zakresie zbierania oraz przechowywania informacji. Rozproszone dane utrudniają bowiem proces rekrutacji oraz realizację postanowień RODO. Najlepszym sposobem zatem wydaje się być gromadzenie informacji w jednym miejscu, gdyż umożliwia ono łatwy i szybki dostęp do danych. Wówczas w sytuacji, w której np. kandydat zdecyduje się na usunięcie swoich danych, rekruterzy mogą uniknąć niepotrzebnych problemów natury logistycznej. Jak widać zmiany są istotne. Z pewnością warto skorzystać ze specjalistycznych szkoleń w tym zakresie. W ten sposób można usprawnić proces rekrutacji w firmie oraz realizować postanowienia RODO bez uchybień, a tym samym uniknąć konsekwencji postępowania niezgodnego z obowiązującymi przepisami prawa.