Przeprowadzka firmy krok po kroku

Rozwój lub ograniczanie kosztów utrzymania często wiążą się z koniecznością zmiany lokalizacji działalności firmy. Przeprowadzka biura, hali produkcyjnej czy magazynu to poważne wyzwanie organizacyjne. Tylko sprawnie przeprowadzone przedsięwzięcie może zminimalizować zawirowania w codziennym rytmie pracy i ograniczyć związane z tym straty. Dlatego przenosiny wyposażenia i dokumentacji muszą być bardzo dokładnie zaplanowane.

Zdecydowanie najlepszym pomysłem w takiej sytuacji jest wynajęcie profesjonalnej firmy przeprowadzkowej. Decydują się na to nawet przedsiębiorstwa dysponujące własnym transportem, bo tylko doświadczeni specjaliści mogą sprawnie przetransportować sprzęty w nowe miejsce i dać gwarancję ich bezpieczeństwa. Mimo to menadżerowie przenoszącej się firmy i tak muszą wykonać sporo pracy podczas całej operacji.

Plan nowych stanowisk i harmonogram przeprowadzki

Przewiezienie wyposażenia oraz zorganizowanie stanowisk pracy w nowym miejscu musi być precyzyjnie zaplanowane i cały czas sprawnie kierowane. Dlatego pierwszym krokiem jest wyznaczenie jednej osoby, która będzie odpowiadać za sprawny przebieg przeprowadzki. To z nią będzie kontaktował się menadżer firmy przeprowadzkowej podczas układania planu działania.

– Bliska współpraca jest niezbędna, aby firma zmieniająca lokalizację mogła jak najprędzej rozpocząć pracę w nowym miejscu – mówią doświadczeni specjaliści z  Kengo Przeprowadzki Kraków.  – Musimy znać precyzyjne rozmieszczenie sprzętów w nowej lokalizacji, ustalić kolejność przewożenia i ustawiania mebli oraz uzgodnić cały harmonogram. Dzięki bliskiej kooperacji jesteśmy często w stanie zorganizować przeprowadzkę w ciągu jednej nocy albo weekendu, czyli bez przerw pracy u naszych klientów.

Przygotowania należy rozpocząć nawet dwa tygodnie przed ustalonym terminem przenosin. O przeprowadzce należy poinformować wszystkich pracowników, a nawet zaangażować ich w przenoszenie pewnych przedmiotów razem z rzeczami osobistymi. Wspólnie z nimi można także przygotować dokładny plan rozmieszczenia stanowisk pracy w nowym miejscu.

Precyzyjne opisy przyspieszają przeprowadzkę

Osoba odpowiedzialna za nadzór przeprowadzki firmy musi oznaczyć każdy mebel i urządzenie. Najlepiej okleić je karteczkami z dokładnymi informacjami, w jakim pomieszczeniu i w której jego części ma stanąć wyposażenie. Tymi wskazówkami będą kierować się tragarze – im dokładniejsze opisy, tym ich praca przy meblowaniu będzie łatwiejsza i szybsza.

Z wyprzedzeniem trzeba także pakować archiwalną dokumentację do kartonów. Pudła należy dokładnie opisać, co zdecydowanie ułatwi później rozpakowanie i układanie papierów na półkach. Natomiast dokumentację dotyczącą spraw bieżących można zapakować ostatniego dnia i specjalnie oznaczyć kartony. Powinny się one znaleźć przy biurkach pracowników, tak aby po przyjściu do pracy w nowym miejscu mogli od razu przystąpić do działania.

Menadżer reprezentujący zleceniodawcę nie musi towarzyszyć firmie przeprowadzkowej podczas transportu i wynoszenia wyposażenia. Powinien za to być na nowym miejscu podczas ustawiania mebli. Pozwala to szybko zareagować w trudnych sytuacjach i błyskawicznie podjąć decyzję o zmianie ustawienia biurek, szaf itp., jeśli ich układ został źle zaplanowany.

Zadanie dla informatyków

Szczególne zadanie podczas przeprowadzki czeka informatyków. To do nich należy rozłączenie elektroniki, pakowanie okablowania i podłączenie sprzętów w nowym miejscu. Wszystko po to, by komputery i sieć mogły jak najszybciej służyć pracownikom. Jednak przewozem komputerów i innych urządzeń powinna zająć się firma przeprowadzkowa. Powierzony jej sprzęt jest ubezpieczony na czas transportu, więc klient nie jest narażony na materialne straty wynikające z uszkodzeń w trakcie przenosin.