Przechowywanie dokumentów i rzeczy wartościowych u notariusza

Do kancelarii notarialnej udajemy się zazwyczaj w celu sporządzenia różnego typu dokumentów – aktów poświadczenia dziedzictwa, protokołów, aktów notarialnych, poświadczeń, protestów weksli oraz czeków i wielu innych istotnych materiałów. Co istotne, do ustawowo zdefiniowanych czynności notarialnych należą także te powiązane z przyjmowaniem papierów wartościowych, dokumentów i pieniędzy na przechowanie.

Warunki przechowywania dokumentów u notariusza

Zgłaszając się do notariusza z dokumentami, papierami wartościowymi lub nawet pieniędzmi na przechowanie musimy przygotować się na to, że z ich przyjęcia sporządzony zostanie protokół. Nie ma problemu z przyjęciem przez notariusza dokumentów w zamkniętej kopercie lub na nośniku uniemożliwiających zapoznanie się z przechowywaną na nim informacją. Notariusz – taki jak Dorota Szuman‐Krzych – musi jednak obejrzeć przechowywane materiały zanim przyjmie je na przechowanie.

Co zawiera protokół przyjęcia dokumentu na przechowanie?

Protokół sporządzany przez notariusza podczas przyjmowania dokumentu na przechowanie musi bezwzględnie zawierać pewne elementy. Znajduje się wśród nich obowiązkowa data przyjęcia, dane osoby składającej dokument oraz warunki, na których dokument (lub jego odpis) ma zostać wydany w przyszłości. Zazwyczaj dokument zdeponowany u notariusza wydaje się osobie, którą wymieniono w protokole albo jej następcy prawnemu, jednak warunki mogą być ustalone indywidualnie.

Szczegóły związane z depozytem u notariusza

Dokumenty przechowywane są zazwyczaj w kancelarii, chociaż w przypadku braku takiej możliwości notariusze bardzo często decydują się na skorzystanie z usług banku oferującego możliwość zdeponowania dokumentów w skrytce. Przyjmujący materiały na przechowanie notariusz zobowiązuje się zabezpieczyć je przed kradzieżą i uszkodzeniem, a zapewnienie tego rodzaju warunków nie zawsze jest możliwe w jego miejscu pracy. Inną problematyczną kwestią bywa brak miejsca na przechowanie zgromadzonych dokumentów. Warto także wiedzieć, że jeśli pragniemy oddać do depozytu pieniądze lub papiery wartościowe, muszą mieć one związek z dokonywaną w tej konkretnej kancelarii czynnością notarialną. W przypadku tych pierwszych notariusz zakłada zazwyczaj odrębne konto bankowe. Oczywiście tak jak w przypadku dokumentów, także przyjęcie przez notariusza pieniędzy lub papierów wartościowych wiąże się ze sporządzeniem protokołu – powinien on zawierać wszystkie elementy, jakie zawiera protokół z przyjmowania dokumentów.