Organizacja imprezy okolicznościowej krok po kroku

Przygotowanie imprezy okolicznościowej to duże wyzwanie, które wymaga sprawnego planowania i pomysłu, bo dzięki nim przyjęcie będzie naprawdę wyjątkowe. Planując imprezę okolicznościową, trzeba przede wszystkim wybrać miejsce, w którym się ona odbędzie. Może to być własny dom lub restauracja, jednak zdecydowanie więcej osób wybiera drugą opcję, bo jest ona mniej czasochłonna i problematyczna.

Jakie są etapy planowania imprezy okolicznościowej?

Każda impreza okolicznościowa wymaga odpowiedniego podejścia i stworzenia planu, który pozwoli na jej sprawną realizację. Etap planowania imprezy okolicznościowej jest zdecydowanie najbardziej czasochłonny i wymaga szczególnego podejścia, bo wszelkie niedociągnięcia mogą okazać się katastrofalne w skutkach. Organizując imprezę okolicznościową, trzeba pamiętać o:

• stworzeniu listy gości,
• wyborze daty i miejsca, w którym odbędzie się impreza okolicznościowa (dom, restauracja, plener),
• rezerwacji lokalu,
• ustaleniu menu (trzeba w nim uwzględnić indywidualne potrzeby małych dzieci, alergików i osób, które nie jedzą mięsa)
• przygotowaniu i rozesłaniu lub wręczeniu zaproszeń (należy poinformować gości o konieczności potwierdzenia udziału w imprezie),
• sprawdzeniu liczby gości, którzy potwierdzili swoje przybycie,
• wyborze motywu imprezy, który sprawi, że stanie się oryginalna (jeżeli charakter przyjęcia na to pozwala),
• wyborze dekoracji i dodatkowych atrakcji, które będą pasowały do celu imprezy.

Jeżeli planujemy imprezę w restauracji, to priorytetem jest rezerwacja lokalu. Chcąc urządzić przyjęcie okolicznościowe w domu, trzeba przede wszystkim zastanowić się, czy dysponujemy wystarczającą ilością miejsca, dużym stołem, krzesłami i zastawą stołową.

- Najlepszą opcją w przypadku organizacji imprez okolicznościowych jest wybór restauracji. Dzięki współpracy z profesjonalistami planowanie i organizacja przyjęcia stają się o wiele prostsze oraz przyjemniejsze, bo można uniknąć zbędnego stresu, a także błędów, które wpływają na przebieg imprezy – wyjaśnia ekspert z firmy Restauracja i Centrum Konferencyjne PZM z Lublina.

Jak ułatwić sobie organizację imprezy okolicznościowej?

Organizacja imprezy okolicznościowej to spore wyzwanie, dlatego warto ułatwić sobie zadanie i skorzystać z bogatej oferty restauracji, które zajmują się organizacją imprez na najwyższym poziomie. Dzięki temu szybko wybierzemy odpowiednie menu i sprawnie dostosujemy je do potrzeb naszych gości, unikniemy kłopotu z przygotowywaniem potraw oraz ich przechowywaniem, a także zbędnych wydatków, bo w lokalu wszystko zostanie przygotowane na przybycie gości i nie będziemy musieli martwić się np. koniecznością zakupu dodatkowej zastawy stołowej. To jedynie nieliczne z zalet organizacji przyjęcia okolicznościowego w restauracji. Dzięki wyborowi odpowiedniego lokalu zyskamy niezbędną pomoc i będziemy mogli liczyć na fachową poradę oraz wskazówki na etapie organizacji przyjęcia. Wiedza i doświadczenie właścicieli lokali gastronomicznych pozwalają na organizację imprezy, która na długo zostanie w pamięci gości oraz zagwarantuje doskonałą zabawę każdemu z jej uczestników.