Niezbędne wyposażenie sali konferencyjnej

Nie każda firma może pozwolić sobie na wyodrębnienie oddzielnego pomieszczenia na salę konferencyjną, szczególnie jeśli tego typu audytorium nie jest potrzebne na co dzień. Dobrym pomysłem może okazać się wynajem sali, jeśli zajdzie konieczność zorganizowania spotkania. Jak powinno być wyposażone pomieszczenie konferencyjne, by korzystanie z niego było wygodne i efektywne?

Miejsce, w którym są organizowane konferencje i spotkania biznesowe, powinno spełniać kilka wymogów. Przede wszystkim jego wielkość musi być dostosowana do ilości uczestników. W za małym pomieszczeniu tłok będzie utrudniał skupienie się, natomiast w zbyt dużym obecne na sali osoby mogą mieć problem z komunikacją i dobrym odbiorem prezentowanych treści. Co jeszcze ma znaczenie?

Istotne cechy sali konferencyjnej

Pomieszczenie konferencyjne, które będzie sprzyjać skupieniu i zaangażowaniu obecnych osób, wbrew pozorom nie jest łatwo urządzić. W teorii wystarczy duży pokój z krzesłami i stołem oraz rzutnikiem podpinanym do komputera. W praktyce każdy element wystroju warto dobrze zaplanować. Według pracownika firmy AS-BUD, oferującej wynajem przestrzeni konferencyjnych w centrum Warszawy, czasami duże znaczenie mają drobiazgi. Większość osób zdaje sobie sprawę, że kluczowymi elementami są wygodne meble biurowe oraz dobrej jakości sprzęt audiowizualny. Zdarza się jednak, że osoba odpowiedzialna za wyposażenie sali zapomni o roletach do zaciemnienia okien, co utrudnia lub wręcz uniemożliwia odbiór treści prezentowanych na ekranie.

Warto również zwrócić uwagę na prawidłowe nagłośnienie, ponieważ nic tak nie irytuje uczestników jak głośniki wydające nieostre, przytłumione dźwięki lub piszczenie w najmniej oczekiwanych momentach. Zadbanie o kwestie techniczne jest niezwykle istotne, ponieważ ich nieprawidłowe działanie może zepsuć najbardziej obiecujące spotkanie biznesowe czy wykład.

Co warto umieścić w sali?

Oprócz wspomnianych wygodnych mebli, zasłon w oknach oraz działającego bez zarzutu sprzętu audiowizualnego warto zaopatrzyć sale w inne pomocne akcesoria. Wyposażenie sali konferencyjnej powinno zawierać różnego typu tablice do pisania na nich markerami oraz flip-charty, czyli stojaki z dużymi arkuszami papieru. Niezbędny jest również dostęp do Wi-Fi lub tradycyjnego szybkiego łącza internetowego, a także sprawna klimatyzacja.

Oprócz akcesoriów ułatwiających odbiór prezentowanych treści, potrzebne są również elementy, które uprzyjemnią słuchaczom pobyt w sali. Należą do nich wieszaki na ubrania, dystrybutory do wody, ewentualnie ekspresy do kawy lub stoły, na których można postawić poczęstunek.