Nie tylko adres. Oto, jakie dane skrywa baza NIP

Nie tylko adres. Oto, jakie dane skrywa baza NIP

Numer Identyfikacji Podatkowej to — z punktu widzenia przedsiębiorców — kluczowy rejestr. Numer NIP znajduje się m.in. na fakturach oraz na rozliczeniach z fiskusem. Jakie informacje skrywa baza NIP i jak można się z nimi zapoznać?

Numer Identyfikacji Podatkowej w polskim porządku prawnym

Każda osoba aktywnie zawodowo po raz pierwszy mogła użyć tego indeksu w 1996 roku. Akt wykonawczy, który stanowił podstawę prawną do jego wejścia w życie, to ustawa z 13 października 1995 roku o Ewidencji i Identyfikacji Podatników.

W pierwszych latach funkcjonowania III Rzeczypospolitej NIP był obowiązkowy dla wszystkich osób pracujących, nie tylko dla firm. Pełnił on funkcję, jaką z biegiem czasu ustawodawca zdecydował się przypisać bazie PESEL.

W praktyce oznaczało to, że podczas składania swoich dokumentów w kadrach, na przykład w nowym miejscu pracy, każdy z nas podawał właśnie numer NIP. Tutaj jednak zaczynały się schody, które pośrednio doprowadziły do tego, że po pewnym czasie weszła w życie Ustawa o NIP, która znacznie zmieniła jego właściwość. Jak do tego doszło?

Jednym z głównych czynników była problematyczna kwestia związana z zapisywaniem Numeru Identyfikacji Podatkowej. Ustawodawca wyszedł z założenia, że — owszem — można stworzyć jedną ogromną bazę, gdzie będą widoczni wszyscy podatnicy, jednak to po ich stronie leżeć będzie właściwe wpisanie numeru NIP. Właśnie w tym miejscu powstał spory problem.

Ustawodawca wprowadził dwie różne formy zapisu numeru NIP, z których każda (zarówno ta dla firm, jak i dla osób zatrudnionych na przykład na umowę o pracę) miała dokładnie taką samą długość. Przedsiębiorcy korzystali z formatu 000-00-00-000, a osoby cywilne musiały zapisywać Numer Identyfikacji Podatkowej następująco: 000-000-00-00.

Jak można było przewidzieć, rodziło to wiele problemów zarówno po stronie administracji państwowej, jak i obywateli. Mimo tego, że w obiegu były nawet blankiety z odpowiednio zaznaczonymi myślnikami, to błędy wciąż się zdarzały, co na dłuższą metę było nie do przyjęcia dla instytucji podatkowych.

System w takiej formie przetrwał kilka lat, jednak ostatecznie zdecydowano, że lepiej będzie „oddzielić” od bazy NIP osoby cywilne i stworzyć rejestr nastawiony typowo na gromadzenie danych o działalnościach gospodarczych zarejestrowanych w Polsce.

Kluczowym aktem prawnym, który uregulowała te kwestie, była Ustawa o NIP z 2011 roku. To właśnie dzięki zmianom w prawie, jakie wtedy wprowadzono, dziś można korzystać z wyszukiwarki NIP na przykład dzięki przyjaznemu, wygodnemu w obsłudze, serwisowi ALEO.com: https://aleo.com/pl/funkcje/baza-firm/wyszukiwarka-nip.

Jakie informacje można wyszukać w bazie NIP?

Jest to tak zwany rejestr otwarty, czyli taki, który może przeglądać niemal każda osoba. Po wpisaniu Numeru Identyfikacji Podatkowej w wyszukiwarkę ALEO.com będziemy mogli przejrzeć wiele ważnych danych o wybranej działalności gospodarczej.

Można tu wskazać na przykład na datę założenia firmy oraz jej dane teleadresowe. Dzięki bazie NIP szybko ustalimy też osobowość prawną podmiotu: dowiemy się, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, czy może spółka z o.o. lub na przykład fundacja.

NIP ma bardzo duże znaczenie nie tylko w wymiarze handlu krajowego, ale też w wymiarze ogólnoeuropejskim. Po wejściu Polski do Unii Europejskiej, baza NIP jest też ważna dla naszych zagranicznych kontrahentów. Pewne informacje tam zawarte można przejrzeć dzięki usłudze VIES, która jest dostępna dla wszystkich państw członkowskich w UE.

Numer Identyfikacji Podatkowej odgrywa też bardzo ważną rolę, gdy chcemy skorzystać z Białej Listy Podatników VAT. To nowa usługa, która pojawiła się w Polsce 1 września 2019 roku. Można tam szybko potwierdzić, czy działalność jest tak zwanym czynnym płatnikiem. Lista daje też dostęp do oficjalnego numeru rachunku przedsiębiorcy.

Dla kogo numer NIP jest obowiązkowy?

Korzystają z niego nie tylko firmy. Numerem Identyfikacji Podatkowej posługują się też organy administracji samorządowej (urzędy gmin, starostwa powiatowe, urzędy wojewódzkie, jednostki zależne), a także inkasenci podatkowi.

Czy każda firma działająca w Polsce musi mieć numer NIP? Jeszcze kilka lat temu na to pytanie można było udzielić prostej odpowiedzi: tak, każda. Po 30 kwietnia 2018 roku, kiedy w życie weszła ustawa „Prawo Przedsiębiorców”, pojawiło się jedno wyłączenie.

Dotyczy ono tak zwanych działalności nierejestrowych. Prowadzi to do sytuacji, kiedy taka firma, mimo tego, że może wystawiać faktury, nie musi mieć numeru NIP. Wciąż jednak muszą się nim posługiwać m.in. fundacje czy stowarzyszenia rejestrowe.