Jak zorganizować przeprowadzkę biura?

Potrzeba przeniesienia siedziby przedsiębiorstwa może być wymuszona różnymi okolicznościami, np. wygaśnięciem umowy najmu zajmowanego dotychczas lokalu czy rozbudową firmy. Zmiana adresu biura zawsze oznacza poważne wyzwanie logistyczne, do którego trzeba odpowiednio się przygotować. Podpowiadamy, o czym pamiętać, by przeprowadzka biura przebiegła bez zbędnych utrudnień.

Zaplanuj przeprowadzkę biura z wyprzedzeniem

Podstawą sukcesu w biznesie jest dobre planowanie, a zasada ta stosuje się również do przeprowadzki biura. Kluczową kwestią jest w tym przypadku ustalenie dogodnego terminu. Przenosiny nie powinny kolidować z innymi ważnymi zadaniami i nie mogą zakłócać toczących się procesów. Data przeprowadzki powinna być wyznaczona z wyprzedzeniem i w taki sposób, by pracownicy na pewno zdążyli się uporać z zamknięciem realizowanych projektów. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy ze względu na wielkość biura przeprowadzka może zająć kilka dni i nie zamknie się np. w ciągu weekendu. Weź pod uwagę, że przenoszenie firmowych serwerów może zablokować twojemu zespołowi możliwość pracy zdalnej i sparaliżować całe przedsiębiorstwo do czasu ich ponownego uruchomienia.

Zorganizuj transport wyposażenia

Kolejnym istotnym zagadnieniem jest organizacja transportu w sensie szerszym niż przewiezienie wyposażenia z jednej lokalizacji w drugą. Sprzęty biurowe trzeba rozmontować, zapakować i ponownie ustawić w nowym lokalu, co zajmuje sporo czasu i wymaga fachowych umiejętności. Dlatego szukając firmy transportowej, wybierz taką, która do przeprowadzek podchodzi w sposób kompleksowy. Za przykład może posłużyć oferta przedsiębiorstwa Mobil Serwis Konserwacja. W ramach usługi przeprowadzki biura pracownicy demontują meble i ścianki działowe, zabezpieczają je na czas przewozu i montują w miejscu docelowym. Po zakończeniu ich pracy nowe biuro jest zaaranżowane zgodnie z zaleceniami klienta i gotowe na przybycie pracowników. MS Konserwacja realizuje też bezpieczny transport firmowej dokumentacji.

Rozruch biura w nowym lokalu

Zlecając przeprowadzkę biura zewnętrznej firmie, nie musisz martwić się pakowanie, przewóz i ponowne ustawienie mebli. Jednak we własnym zakresie będziesz musiał przeprowadzić podłączenie urządzeń biurowych, czyli komputerów, telefonów, drukarek itd. Dlatego do nowego biura w pierwszej kolejności muszą przybyć pracownicy działu IT, którzy zadbają o poprawne przyłączenie sprzętu. Jeśli nie zatrudniasz takich fachowców, również to zadanie możesz zlecić zewnętrznym fachowcom.

Po przeprowadzce nie zapomnij powiadomić o zmianie lokum urzędów i partnerów biznesowych. Zadbaj o uaktualnienie danych kontaktowych na stronie internetowej i dopilnuj, by pracownicy zmienili informacje o siedzibie w stopce firmowego maila.