Jak zorganizować konferencję biznesową na wyjeździe?

Wyjazdowa konferencja biznesowa to doskonały sposób na połączenie spraw firmowych z odpoczynkiem. Co więcej, to doskonała okazja na nawiązanie nowych znajomości i relacji – w końcu wiele wspólnych projektów powstaje poza kulisami w czasie bankietów i integracji. Jak zorganizować konferencję biznesową na wyjeździe? Przedstawiamy najważniejsze informacje.

Dobra organizacja to podstawa udanej konferencji biznesowej

Przede wszystkim niezbędna jest dobra organizacja. W zależności od tego, jak duże ma być to wydarzenie, przygotowania należy rozpocząć nawet kilka miesięcy wcześniej. Dotyczy to głównie rezerwacji sali konferencyjnej oraz pokoi hotelowych dla prelegentów i gości. Jeśli wybierzemy hotel, który ma doświadczenie w organizacji konferencji biznesowych, znacznie łatwiej będzie dopiąć wszystkie szczegóły – szczególnie jeśli dla organizatora jest to pierwszy raz.

Wybór lokalizacji zależy w głównej mierze od budżetu. Jednak nie zawsze „najtaniej” oznacza „najlepiej”, a wyjazdowe konferencje biznesowe nie są przeprowadzane zazwyczaj na tyle często, by poważnie naruszyły firmowe finanse. Dlatego nie należy oszczędzać na jakości sali, pokojów oraz zaplecza gastronomicznego. Dzięki temu uczestnicy konferencji jeszcze długo po jej zakończeniu będą wspominali doskonałe warunki, w jakich przyszło im spędzić czas.

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru lokalizacji wyjazdu?

Niezależnie od tego, czy konferencję biznesową chcemy zorganizować w górach, czy nad morzem, lokalizacja powinna spełniać kilka określonych kryteriów. Najlepiej, jeśli zarówno spotkania, jak i noclegi będą w tym samym hotelu – uczestnicy nie będą musieli wówczas dojeżdżać. Po drugie, sala konferencyjna powinna być wyposażona w wysokiej jakości sprzęt multimedialny, taki jak projektor, ekran, sprzęt nagłaśniający, komputer i wskaźnik, nie należy także zapominać o dostępie do bezprzewodowego internetu. To wszystko oferuje m.in. Hotel Pod Wulkanem w Kluszkowcach koło Czorsztyna.

Nie zapominajmy o tym, że wyjazdowe konferencje biznesowe przewidują przerwy kawowe i obiadowe oraz czas wolny. Dobrze więc, kiedy hotel w ramach rezerwacji zapewni bufet oraz posiłek (lunch i kolację), a sama lokalizacja będzie zapewniała możliwość wyjścia do restauracji lub SPA. W końcu wiele ważnych rozmów i ustaleń toczy się poza ustalonym trybem – podczas przerw przy kawie lub wieczornych bankietów. Warto więc zadbać także o to, by uczestnicy konferencji jak najlepiej wykorzystali nie tylko część oficjalną, ale również nieoficjalną.