Jak zapewnić spójność e-dokumentacji z wersją papierową?

Cyfryzacja dokumentów nikogo już nie dziwi – czasy archiwów wypełnionych po brzegi papierowymi dokumentami powoli odchodzą do lamusa. Mimo to nadal trudno jest operować wyłącznie na dokumentacji elektronicznej i wielu przedsiębiorców wykorzystuje obie formy, regularnie przekształcając je z wersji tradycyjnej w cyfrową i z powrotem. Jak w związku z tym zapewnić spójność obu rodzajów akt?

Konwersja dokumentów papierowych w elektroniczne

Najczęściej dokonujemy konwersji wersji papierowej dokumentu na elektroniczną, którą możemy przechowywać w cyfrowym archiwum, nie tracąc cennego miejsca w biurze na stosy papierów, segregatorów i teczek, ani równie cennego czasu na żmudne poszukiwania konkretnego aktu. Aby jednak zachować spójność pierwowzoru z dokumentem cyfrowym, należy ściśle przestrzegać kilku ważnych założeń.

Odwzorowanie cyfrowe dokumentu polega zasadniczo na jego zeskanowaniu lub wykonaniu cyfrowego zdjęcia. Tak przygotowane akta elektroniczne należy opatrzyć albo podpisem kwalifikowanym przedsiębiorcy bądź osoby do tego upoważnionej, albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną w celu potwierdzenia, że zgodność odwzorowania została zapewniona.

Przekształcanie dokumentów elektronicznych w wersję papierową

W drugą stronę działa to podobnie. Dzięki cyfrowym archiwom przedsiębiorcy mają całodobowy dostęp do swoich cyfrowych dokumentów, które w każdej chwili mogą po prostu wydrukować. Aby potwierdzić ich jednakowość z wersją elektroniczną, potrzebny jest podpis przedsiębiorcy lub upoważnionej osoby na każdej stronie aktu. Dzięki temu wiadomo, że obie wersje dokumentu są identyczne i można używać ich zamiennie. W ten sposób można prowadzić na przykład sprawy kadrowe, gdy pracodawca preferuje formę zdigitalizowaną, a pracownik tradycyjną.

Czy zeskanowane dokumenty będą spójne z pozostałymi?

Tą kwestią zajmują się specjalistyczne programy. Nowe dokumenty są odczytywane w sposób automatyczny, a następnie przydzielone do istniejących już lub nowo utworzonych wirtualnych teczek. Dzięki temu w e-archiwum panuje absolutny porządek – wyjaśnia specjalista z firmy  e.volution.

Odpowiednie zabezpieczenie e-dokumentów

O ile patrząc na papierowy dokument, łatwo zauważyć, że ktoś wprowadził zmiany, tak w przypadku jego wersji cyfrowej musimy mieć absolutną pewność, iż pozostał on w zamierzonej przez autora formie. Dlatego tak istotne są mocne zabezpieczenia elektronicznych dokumentów. E-akta muszą być wiarygodne, dostępne i używalne. Uznaje się je za odpowiednio chronione, gdy dostęp do nich mają tylko osoby upoważnione, a ponadto są zabezpieczone przed zniszczeniem (przypadkowym lub nieuprawnionym).