Jak rozliczać delegacje pracownicze?

Delegacje pracownicze, zarówno krajowe, jak i zagraniczne, dla wielu osób są bardzo ważnym elementem pracy zarobkowej. Niestety, pomimo powszechności takiej formy wykonywania obowiązków, wielu pracodawców i pracowników cały czas ma problemy z ich prawidłowym rozliczaniem. W artykule opisujemy, z jakimi trudnościami najczęściej się spotykają, jakie są obowiązujące zasady rozliczania delegacji pracowniczych oraz czym się one różnią od podróży służbowych.

Jakie są różnice między oddelegowaniem pracowników a podróżami służbowymi?

Nieprawidłowe odróżnienie delegacji pracowniczych od wyjazdów służbowych pracowników to główny błąd, jaki popełniają pracodawcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami z oddelegowaniem pracowników, czyli z wysłaniem ich w delegacje, mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca wyśle na określony czas pracownika do wykonywania swojej pracy w innej miejscowości niż jest to wpisane w jego umowie o pracę. Wysłanie pracownika w delegację służbową automatycznie wiąże się więc z okresową zmianą miejsca wykonywania pracy. Taka zmiana powinna  być udokumentowana w postaci podpisanego przez pracodawcę i przez pracownika zmieniającego warunki pracy aneksu do umowy o pracę.

Z kolei podróże służbowe to jednorazowe – choć niekoniecznie jednodniowe - wyjazdy, które pracownicy wykonują na polecenia pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce ich pracy i siedziba firmy.

Zasady wysyłania pracowników w delegacje

Formalnie polecenie wyjazdu służbowego lub delegacji pracowniczej powinno być wydane na piśmie. Co prawda taka forma wysłania pracownika w delegację nie jest prawnie wymagana, jednak żeby uniknąć później ewentualnych niedomówień, na pewno warto jest przygotować odpowiedni dokument. Powinny być w nim dokładnie określone: termin delegacji, miejsce wyjazdu oraz jego cel. Odmówienie przez pracownika udania się w delegację może się wiązać z określonymi  konsekwencjami. Nie dotyczy to jednak kobiet w ciąży i pracowników, którzy mają pod opieką małe dzieci, w wieku do 4 lat. Więcej na temat delegacji pracowniczych opowiedział nam nasz rozmówca, specjalista z Biura audytorsko-księgowego eKFK w Warszawie:

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2019 roku każdemu wysłanemu w delegację lub odbywającemu podróż służbową pracownikowi przysługują należności na pokrycie związanych z wyjazdem kosztów. Co prawda prawo pracy pozostawia pracodawcom pewną dowolność w ustalaniu tych należności, jednak jednocześnie zastrzega, że nie mogą być one niższe niż należności przysługujące pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej.

Przepisy dotyczące wysokości diet w delegacjach krajowych

Każdemu odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową pracownikowi przysługuje tzw. dieta. Jest to kwota, która z założenia wydawana jest w celu pokrycia kosztów ponoszonych pracownika w trakcie wyjazdu. Obecnie obowiązującą dzienną dietą w delegacjach krajowych jest kwota 30 zł. Jest ona naliczana na cały czas trwania podróży, czyli od dnia wyjazdu do dnia powrotu. Jeżeli dana podróż służbowa trwa jednak nie dłużej niż dobę, wówczas pracownikowi przysługuje połowa minimalnej diety. Pracodawca może również obniżyć dietę, jeżeli w trakcie wyjazdu zapewnia pracownikom wyżywienie. Zgodnie z zapisami ustawy w przypadku śniadań i kolacji może to być obniżka diety o 25%, natomiast w przypadku obiadów już o połowę.

Pracownikom przysługuje też oczywiście zwrot za koszty noclegów. W przypadku wyjazdów krajowych standardowa wysokość tzw. ryczałtu za nocleg wynosi 150% diety, czyli 45 zł. Istnieje jednak również możliwość zwrotu pracownikowi kosztu noclegu po okazaniu przez niego rachunku lub faktury, na których będzie się znajdowała informacja o wysokości poniesionej opłaty. Pracodawca powinien także pokryć koszty transportu oraz należności za inne wydatki, czyli np. koszty wstępu na targi, koszty parkowania czy koszty przejazdu autostradą. Żeby pracodawca mógł uwzględnić wydatki pracownika w kosztach prowadzenia działalności i obniżyć dzięki temu koszty podatkowe, rozliczenie podróży służbowej pracownik powinien złożyć w ciągu 14 dni od powrotu.

Przepisy dotyczące wysokości diet w delegacjach zagranicznych

Dokładny zakres diet w przypadku delegacji zagranicznych nie różni się od diet w delegacjach krajowych. Różnią się jednak wysokości diet. Kwoty są zależne od krajów, do których wysyła się pracowników. Ważne jest jednak to, ze w przypadku wyjazdów zagranicznych pracownikom przysługują częściowe diety na wyżywienie, nawet jeżeli pracodawca zapewnia im 3 posiłki dziennie. Zwrot innych kosztów poniesionych przez pracownika odbywa się natomiast po wcześniejszym przedłożeniu przez niego otrzymanych faktur i rachunków. Wszystkie wskazane wyżej wydatki pracodawca może oczywiście zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności i dzięki temu obniżyć swoje koszty podatkowe.