Jak długo przechowywać paragony fiskalne?

Paragon fiskalny oraz jego kopia są dowodami potwierdzającymi dokonanie transakcji w określonym czasie. Prawo wskazuje wiec, jak długo należy je przechowywać.

Czas przechowywania paragonów fiskalnych

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży z zastosowaniem urządzeń, np. kas fiskalnych mają obowiązek przechowania kopii takich dokumentów. Chodzi tu jednak nie tylko o paragony fiskalne, ale również faktury i raporty fiskalne. Czas ich przechowywania to 5 lat, bowiem właśnie w tym okresie fiskus może sprawdzić, czy przedsiębiorstwo prawidłowo rejestrowało transakcje sprzedaży.

Dlaczego tak ważne jest przechowywanie paragonów fiskalnych?

Kopie paragonów są właściwie jedynymi dowodami, które zawierają szczegółowe dane dotyczące każdej transakcji. Właśnie w oparciu o te dane mogą zostać podjęte działania kontrolne.

W praktyce oznacza to więc, że fiskus może skontrolować:

• czy każda z transakcji podlegała zarejestrowaniu,
• czy rejestracja odbywała się w sposób bieżący,
• czy transakcje znajdują odbicie w strukturze asortymentu,
• czy towarom albo usługom zostały przyporządkowane prawidłowe stawki podatku.

Z tego też powodu przedsiębiorcy powinni bardzo skrupulatnie podchodzić do kwestii pięcioletniego przechowywania paragonów.

Co z nieczytelnymi paragonami?

Kwestii nieczytelnych paragonów można uniknąć dzięki korzystaniu z atestowanych rodzajów papieru oraz używaniu wysokiej jakości urządzeń fiskalnych, takich jak te, które znajdziemy np. w ofercie firmy Kamex.

Warto również zwrócić uwagę na odpowiednie przechowywanie paragonów. Może pomóc w tym choćby naklejanie na nie przezroczystej taśmy, co pozwoli uchronić je od wyblaknięcia. Dodatkowo dla własnego bezpieczeństwa warto wykonać kserokopie. Wariantem generującym mniej odpadów może być też skanowanie paragonów. Dla oszczędności czasu można robić to partiami, dopiero po zebraniu większej ich liczby.

Jak widać, czas przechowywania paragonów przez przedsiębiorców został ustalony z góry i należy się do niego stosować. Warto przy tym skorzystać z profesjonalnej pomocy w zakresie rejestracji urządzeń fiskalnych w Urzędzie Skarbowym lub obsługi tego typu urządzeń.