Jak bezpiecznie drukować dokumenty na firmowych drukarkach?

Jak wiadomo, na dokumentach drukowanych w firmie znajduje się wiele poufnych informacji, takich jak personalia klientów czy dane finansowe przedsiębiorstwa. Należy więc zadbać o bezpieczeństwo realizowanych wydruków, by wspomniane zasoby nie wpadły w niepowołane ręce. W tym artykule podamy kilka praktycznych rozwiązań, po wdrożeniu których kontrola nad firmowymi dokumentami będzie znacznie skuteczniejsza.

Dostęp z zewnątrz

Co jasne, najczęściej nasze dane będzie chciała wykraść biznesowa konkurencja lub internetowi hakerzy, chcący zarobić nieco pieniędzy. Kluczowe jest więc odpowiednie zabezpieczenie firmowej sieci, by nikt nie mógł drukowanych plików przechwycić. Jeśli używamy połączenia bezprzewodowego, pamiętajmy o ustalaniu skomplikowanych haseł dostępu oraz wdrażaniu nowych rodzajów zabezpieczeń. Gdy natomiast dysponujemy w przedsiębiorstwie siecią kablową, dobrym rozwiązaniem jest wyłączenie wszelkich modułów bezprzewodowych w naszych drukarkach. Co ciekawe, kradzież często ma miejsce w momencie naprawy czy utylizacji urządzeń drukujących, kiedy to serwisanci mają swobodny dostęp do zainstalowanych wewnątrz nich dysków. Korzystajmy więc wyłącznie ze sprawdzonych serwisów, na przykład IDE, gdyż firmom takim zależy na renomie i zadowoleniu klientów, co skutecznie powstrzymuje je przed dokonywaniem nieuczciwych praktyk.

Dostęp z wewnątrz

Na początek należy zwrócić uwagę, że co do zasady pracownicy nie chcą zaszkodzić firmie, a wycieki dokumentów są wynikiem ich nieuwagi czy bałaganu. By temu zapobiegać, warto wprowadzić chociażby wydruk podążający. Dzięki niemu dokumenty zostaną wydrukowane dopiero wówczas, gdy konkretna osoba znajdzie się w pobliżu urządzenia i zostanie zweryfikowana. Weryfikacja taka może się odbywać na wiele sposobów, jednakże najpopularniejszymi są karty zbliżeniowe oraz kody dostępu. Co ważne, wszelkie pliki przechowywane są w firmowej sieci i usuwane z niej po realizacji wydruku, drukowanie natomiast jest możliwe z dowolnego urządzenia podłączonego do systemu. Pracownik może więc dodać mnóstwo dokumentów, a po pomyślnej weryfikacji, zlecić do druku jeden z nich i od razu go zabrać. Dzięki temu nie dochodzi do niepożądanego zjawiska masowego drukowania na zapas, po czym dokumenty leżą niepilnowane wokół każdej z firmowych drukarek.