Czym jest wypis aktu notarialnego?

Przeprowadzenie czynności notarialnej wiąże się za spisaniem przez notariusza stosownego aktu, który jest następnie podpisywany przez uczestniczące w jego powstaniu strony. Na dowód wykonania określonej czynności jej uczestnicy otrzymują podpisany przez notariusza i opatrzony jego pieczęcią wypis. Otrzymany dokument może być przez strony wykorzystany zgodnie z ich wolą.

Jak wygląda podpisywanie aktu notarialnego?

Korzystanie z usług notariusza daje gwarancję, że czynność dokonywana w formie aktu notarialnego będzie zgodna z prawem, a przy jej przeprowadzaniu zostaną dochowane wszystkie wymogi formalne. Dokumenty sporządzane przez notariusza mają najwyższą rangę dowodową, więc powoływanie się na fakt ich istnienia lub zawartą w nich treść w wielu przypadkach może przesądzić o uznaniu przez sąd racji strony, która przedstawia tego rodzaju dowód. Skłania to wiele osób fizycznych i firm do decydowania się na wykonywanie w formie notarialnej nawet takich czynności, które tego nie wymagają. Do najczęściej podpisywanych w tej formie dokumentów należą np. wszelkiego rodzaju umowy, zarówno między osobami prywatnymi, jak i w kontaktach handlowych między firmami. Przed notariuszem są przeprowadzane także czynności wymagające podpisania aktu notarialnego dla swojej ważności, takie jak choćby intercyza, umowa dotycząca przeniesienia praw do nieruchomości czy różne umowy i dokumenty związane z zakładaniem i funkcjonowaniem spółek prawa handlowego – wyjaśnia przedstawiciel kancelarii notarialnej, oferującej obsługę osób fizycznych, firm oraz instytucji.

Z dokonaniem określonej czynności w formie aktu notarialnego wiąże się staranne wypełnienie przez notariusza wszystkich procedur przewidzianych przez prawo. Przed sporządzeniem aktu notariusz musi ponad wszelką wątpliwość potwierdzić tożsamość stawiających się w kancelarii stron, w przypadku, gdy są to reprezentanci osób prawnych, konieczne jest również sprawdzenie ich umocowania. Notariusz musi również zbadać czy osoby, które mają zamiar złożyć przed nim oświadczenia woli związane z daną sprawą, mają pełną zdolność do czynności prawnych, a ponadto czy nie działają pod przymusem albo wskutek groźby. Istotne jest również przekonanie się przez notariusza, że rozumieją one dobrze, jakiej czynności chcą dokonać oraz to, jakie będą jej następstwa. W razie jakichkolwiek wątpliwości notariusz ma obowiązek odstąpić od wykonania czynności.

W ramach wykonania określonej czynności notariusz spisuje akt notarialny, który oddaje jej przebieg i treść, w tym zawiera oświadczenia woli stron. Może to być np. zawarcie umowy sprzedaży, wydanie poświadczenia dziedziczenia czy podział majątku wspólnego małżonków. Po przygotowaniu dokumentu jego treść jest odczytywana stronom, które następnie składają na nim swoje podpisy. Tak przygotowany oryginał aktu notarialnego nie jest jednak wydawany stronom. Zamiast niego otrzymują one jedynie wypisy, które trafiają również do sądu czy innych organów o ile w danych okolicznościach wynika to ze szczegółowych uregulowań.

Kto, gdzie i w jakich okolicznościach może otrzymać wypis aktu notarialnego?

Oryginał aktu notarialnego zawierający m.in. podpisy stron oraz pieczęć, podpis notariusza i oznaczenie kancelarii, w której został zawarty, jest składany w archiwum kancelarii. W myśl obowiązujących przepisów wszystkie akty spisane w kancelarii są w niej przechowywanie przez okres 10 lat. Po upływie tego czasu są one przekazywane do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla miejsca, w jakim znajduje się kancelaria. Podobnie stanie się też wówczas, gdy kancelaria notarialna zostanie zlikwidowana.

Strony aktu notarialnego zamiast oryginału otrzymują wypisy. Są one dokładnym odzwierciedleniem oryginału, zawierając te same informacje wraz z podpisem notariusza i pieczęcią. Nie ma żadnych formalnych ograniczeń co do ilości wydawanych odpisów i każda ze stron może otrzymać ich dowolną liczbę, choć wiąże się to z koniecznością uiszczenia stosownych opłat. Według obowiązującej taksy notarialnej maksymalna stawka, jaką możne pobrać w takim przypadku notariusz wynosi 6 zł za każdą stronę.

Każdy wypis aktu notarialnego ma dokładnie taką samą moc dowodową i może być bez ograniczeń przedstawiany zarówno sądom, jak i różnym organom administracji państwowej czy samorządowej. Wypis z aktu notarialnego mogą otrzymać strony, które do niego przystąpiły, a także te osoby, które zostały wskazane jako uprawnione w treści samego aktu. Wypis może być również wydany innym osobom na mocy wyroku sądu okręgowego. Do otrzymania wypisu mają prawo również następcy prawni stron i osób uprawnionych.

Wypis aktu notarialnego zawiera adnotację, wskazującą na to komu został wydany, a także datę jego sporządzenia. W przypadku dokumentów sporządzonych nie dawniej niż przed 10 laty wypisy są wydawane w kancelarii notarialnej, gdzie dokument był sporządzony, po upływie tego terminu zainteresowaniu muszą się zgłosić się do wydziału ksiąg wieczystych odpowiedniego sądu rejonowego.

Warto pamiętać, że notariusza obowiązuje tajemnica, co do faktu przeprowadzenia każdej czynności notarialnej, odmowy jej przeprowadzania, a także stron, które się do niego zgłosiły. W kancelarii notarialnej nie można więc uzyskać informacji o tym, czy sporządzono konkretny akt, jeśli nie jest się jego stroną lub nie należy się do grona uprawnionych.