Co powinna zawierać dobra strategia rekrutacyjna?

Rekrutacja i jej wyniki to jedna z kluczowych w kwestii w każdej firmie. W końcu to pracownicy są zwykle jej największym kapitałem, pozwalającym odnosić sukcesy i dynamicznie się rozwijać. W związku z tym naprawdę warto zadbać o to, by proces ten był jak najbardziej efektywny i przebiegał możliwie gładko. W tym właśnie celu tworzy się strategię rekrutacyjną – szytą na miarę dla danej organizacji. Jakie elementy muszą się w niej znaleźć?

Czym jest strategia rekrutacyjna? 

Strategia rekrutacyjna to ramowy plan procesu rekrutacji, czyli pozyskiwania i zatrudniania pracowników w danej firmie. Jest tworzona zarówno w ogromnych korporacjach przyjmujących co roku setki nowych osób, jak i w mniejszych przedsiębiorstwach rekrutujących na niewielką skalę. Opracowują ją działy HR, osoby odpowiedzialne za rekrutację w firmie lub zewnętrzne podmioty oferujące usługi RPO (Recruitment Process Outsourcing). Strategia rekrutacyjna powinna być powiązana z ogólną koncepcją biznesową firmy i zawierać określone elementy.

Co wziąć pod uwagę, planując proces rekrutacji? 

Zanim jednak przystąpimy do tworzenia strategii, warto przemyśleć i ustalić kilka najważniejszych kwestii. Przede wszystkim trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie o planowany rozwój firmy w ciągu najbliższych kilku lat – w bezpośredni sposób wpływa on bowiem na zapotrzebowanie na nowych pracowników. Czy firma zamierza się rozbudowywać, tworzyć nowe działy lub otwierać filie w innych lokalizacjach? A może planuje ekspansję na zagraniczny rynek lub rozpoczęcie nowego rodzaju działalności? Na jakim poziomie kształtuje się rotacja pracowników i czy spodziewane są tu jakieś zmiany? Czy dotychczasowy sposób rekrutacji przynosi pożądane wyniki? Co można w nim zmienić lub poprawić? Jak wiele osób zostaje przyjętych do pracy, a ile z nich rezygnuje po okresie próbnym?

Chociaż znalezienie odpowiedzi na te pytania może zająć sporo czasu i wymagać prawdziwej burzy mózgów, nie będą to godziny stracone. Ustalenie konkretnych potrzeb w zakresie pozyskiwania pracowników będzie solidnym fundamentem dobrej, czyli skutecznej, strategii rekrutacyjnej. W dalszej perspektywie przynosi to znaczne oszczędności czasu i pieniędzy, wyraźnie redukując tzw. ryzyko rekrutacyjne – wyjaśnia specjalista z agencji rekrutacyjnej Verita HR w Warszawie.

Najważniejsze elementy przemyślanej strategii rekrutacji 

Jakie zatem elementy trzeba uwzględnić w dobrej strategii rekrutacyjnej? Oto najważniejsze z nich:

• precyzyjny opis stanowisk pracy, na jakie zamierzamy rekrutować w najbliższej przyszłości;

• profil idealnego kandydata na dane stanowisko (wykształcenie, umiejętności, doświadczenie itp.);

• skalę zatrudnienia i jej zmienność w czasie (np. gdy firma zatrudnia pracowników sezonowych lub planuje rozbudowę wybranego działu);

• harmonogram zatrudnienia na kolejne lata;

• szacowany czas potrzebny na znalezienie pracownika na dane stanowisko;

• sposoby pozyskiwania kandydatów (ogłoszenia, head hunting, skorzystanie z usług agencji rekrutacyjnej);

• narzędzia i procedury rekrutacyjne (rekrutacja online lub stacjonarna, sposób postępowania, wykorzystywane programy itp.);

• dostępny budżet;

• metody budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy (employer branding i candidate experience)

• analizę rynku pracy – obecnego i prognozowanego w najbliższej przyszłości.

Jak widać, strategia rekrutacyjna to rozbudowany dokument, w którym warto zawrzeć wiele ogólnych i szczegółowych informacji. Nie jest jednak niezmienna – w razie potrzeby jej modyfikacje są jak najbardziej wskazane. Sporo kwestii zostanie bowiem zweryfikowanych w praktyce, a nieskuteczne, zbyt czasochłonne lub drogie elementy warto na bieżąco optymalizować.

Jak sprawdzić skuteczność wdrożonej strategii? 

Po stworzeniu i wdrożeniu w życie strategii rekrutacyjnej niestety nie można spocząć na laurach. Równie istotną sprawą jest bowiem stała kontrola jej skuteczności. Służą do tego tak zwane kluczowe wskaźniki efektywności, czyli KPI. W przypadku procesu pozyskiwania pracowników będą to na przykład:

• kanały rekrutacyjne – najbardziej i najmniej efektywne;

• koszt rekrutacji w przeliczeniu na pracownika;

• czas: od rozpoczęcia rekrutacji do zatrudnienia lub od złożenia aplikacji przez kandydata do zatrudnienia;

• procent zatrudnionych rezygnujących po okresie próbnym lub w czasie onboardingu;

• opinie kandydatów o przebiegu rekrutacji;

• liczba aplikacji na dane stanowisko;

• odsetek odrzuconych ofert (np. ze względu na niespełnienie wymogów);

• jakość zatrudnienia – czy udało się zatrudnić osoby o pożądanych kompetencjach;

• procent kandydatów przyjmujących ofertę pracy;

• poziom zadowolenia rekruterów z procesu rekrutacji.

Regularne mierzenie wymienionych wyżej wskaźników pozwala dostrzec, które obszary strategii rekrutacyjnej warto zmienić lub poprawić, aby podnieść jej skuteczność. Jak widać, ważny jest zarówno punkt widzenia pracodawcy, jak i samych kandydatów – tylko biorąc pod uwagę obie te kwestie można opracować dobrą strategię, która przełoży się na bezproblemowy proces rekrutacji.