Chcesz zarządzać? Mierz czas! Znaczenie mierzenia czasów w procesach biurowych

Peter Drucker, ekspert od spraw zarządzania powiedział, że nie da się zarządzać czymś, co nie jest zmierzone. Tyczy się to w szczególności procesów biurowych – dlatego mierzenie czasu ma w ich przypadku kluczowe znaczenie. Przyjrzyjmy się bliżej, w jaki sposób powinien być mierzony czas w biurze, aby wyniki były miarodajne oraz jakie korzyści niesie pomiar czasochłonności zadań.

Jak skutecznie mierzyć czasochłonność procesów biurowych?

Na początku warto wyjaśnić, że skuteczne zarządzanie będzie możliwe tylko wtedy, kiedy pomiar czasu zostanie wykonany rzetelnie i z uwzględnieniem najważniejszych czynników, które wpływają na czasochłonność zadań w biurze. Nie da się dokonać pomiaru czasu pracy pracowników biurowych ze stoperem w ręce i na podstawie kilku określonych czynności. Aby pomiary były miarodajne, niezbędne jest zmierzenie przynajmniej jednego całego miesiąca, do tego wielokrotnie oraz na dużej grupie pracowników. Dzięki temu doskonale widoczne będą okresowe trendy, a także elementy, od których zależne jest tempo pracy pracowników, np. liczby rzeczy do zrobienia, wykonywanych równolegle procesów oraz wahań w ilości pracy.

Co równie ważne, składane przez pracowników raporty powinny zawierać nie tylko podstawowe zadania, ale również czynności pomocnicze oraz przeszkadzające. Dzięki temu możliwe będzie spisanie wszystkich potencjalnych procesów na danym stanowisku, a także określenie czasu, który został poświęcony na poszczególne zadania.

Korzyści z mierzenia czasów w procesach biurowych

Jeżeli pomiary czasu zostaną wykonane prawidłowo, firma zyska rzetelne dane, a tym samym będzie mogła poprawić efektywności pracy. Na podstawie informacji uzyskanych dzięki pomiarom, analizie i rozliczaniu czasu pracy (zaawansowane rozwiązania oferuje m.in. Nova Praxis), kierowanie firmą jest znacznie skuteczniejsze. Dane te pozwalają planować obłożenie stanowisk, wyliczać koszty transakcji, a także precyzyjnie rozliczać czas pracy. Lepsze planowanie pracy i lokowanie zasobów ostatecznie przekłada się na możliwość wprowadzenie zmian w organizacji oraz wyeliminowania zbędnych czynności. Tym samym możliwa jest nawet 20-procentowa redukcja kosztów.

Warto dodać, że kontrola czasu pracy, a także związanych z tym kosztów, pozwala na lepszą ocenę sytuacji, a więc podejmowanie przez kadrę zarządzającą trafniejszych decyzji organizacyjnych, inwestycyjnych lub operacyjnych. Jednocześnie poprawia się tempo pracy oraz mobilizacja pracowników – dlatego pomiar czasu w procesach biurowych opłaca się wszystkim.