Cechy dobrej sali konferencyjnej

Poszukiwanie sali na organizację konferencji lub spotkania biznesowego to bardzo ważne zadanie. Trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, aby wydarzenie zakończyło się sukcesem. Zaproszeni goście i prelegenci muszą czuć się komfortowo, aby potem z przyjemnością wspominać swój pobyt i z chęcią uczestniczyć w następnej edycji. Wybór dobrej sali konferencyjnej oszczędzi zachodu organizatorom. W jaki sposób? Na co zwrócić uwagę?

Specjalista z Hotelu Logos w Gdańsku mówi: Uczestnicy konferencji, spotkań biznesowych, imprez integracyjnych cenią sobie dostęp do pokoi hotelowych, a także stref relaksu, który pozwoli odzyskać siły po dniu wytężonej pracy.

Lokalizacja jest kluczowa

Szkolenie biznesowe, biznesowa lub naukowa konferencja, impreza integracyjna czy spotkanie firmowe  powinno zostać zorganizowane w nieprzypadkowym miejscu. Organizatorzy odpowiedzialni za formę wydarzenia budują swój wizerunek. Wybierz miejsce kojarzące się z prestiżem i elegancją w miejscowości obfitującej w atrakcje, które dla gości będą dodatkową nagrodą uczestnictwa w wydarzeniu.

Do sali konferencyjnej powinien być łatwy dojazd. Oszczędzisz sobie pisania obszernych instrukcji o tym, na jakim przystanku trzeba złapać przesiadkę, aby z dworca PKP dotrzeć na miejsce na czas.

Wybierz salę konferencyjną w hotelu. Łatwy dostęp do pokoju hotelowego znacznie podniesie komfort uczestnictwa w wydarzeniu, tak samo rozwijającym, co męczącym. Wybór sali konferencyjna w hotelu z restauracją przyniesie jeszcze więcej korzyści. Organizacja całego wydarzenia pod kontrolą personelu hotelowego zapewni wygodę i zminimalizuje ewentualne wpadki. Poczęstunek lub posiłek dla gości pozwoli im łatwiej nawiązywać intratne znajomości, ale też da chwile wytchnienia.

Organizacja konferencji, noclegu dla gości, wyżywienia w jednym miejscu stanowi bardzo duże udogodnienie dla organizatora. W dobrze zarządzanych hotelach wyznaczana jest jedna osoba, z którą kontaktuje się klient i która jest odpowiedzialna za uzgodnienie warunków organizacyjnych i spełnienie ustalonych oczekiwań.

Wyposażenie sali konferencyjnej

Oprócz znakomitej lokalizacji, dobra sala konferencyjna musi mieć odpowiednie wyposażenie, które spełni oczekiwania prelegentów i słuchaczy. Powinna umożliwiać organizację różnego typu spotkań – konferencji, debat, spotkań służbowych czy szkoleń. Każde z nich może mieć nieco inne wymogi organizacyjne. Oto, o co warto zapytać, szukając dobrej sali konferencyjnej:

• Jaką liczbę uczestników pomieści sala?
• Jak wyposażona jest sala od strony technicznej (tzn. czy jest projektor, monitor, szybkie łącze internetowe itp.)
• Czy w wybranym terminie będzie wolna odpowiednia liczba pokoi hotelowych?
• Czy możliwe jest wstawienie stołów do środka, czy dostępne są tylko krzesła lub fotele?
• Jak sala ma dostęp do światła dziennego?
• Czy sala jest klimatyzowana?
• Czy hotel oferuje dodatkowe atrakcje?

Ze względu na panującą epidemię, uczestnicy organizowanego przez Ciebie wydarzenia mogą mieć obawy, czy wizyta w hotelu będzie bezpieczna. Dobre hotele przestrzegają wysokich standardów czystości w każdych okolicznościach. Obecnie zostały na nie nałożone jeszcze większe wymagania tak, abyś jako gość czuł się spokojny o swoje zdrowie. W każdym razie możesz porozmawiać z menadżerem o tym, jak w hotelu są przestrzegane zasady dezynfekcji.

Jak widzisz, aby wydarzenie było udane, musisz skupić się na wielu szczegółach. Postaraj się ustalać detale z jak najmniejszą liczbą osób, aby uniknąć nieporozumień. Wybór sali decyduje o lwiej części sukcesu lub porażki.