Business Change, czyli jak wdrożyć zmianę w organizacji?

Dynamiczny wzrost wymagający budowy nowych struktur i podziału odpowiedzialności, a może przerośnięta struktura wydłużająca czas pracy i mnożąca koszty? Niezależnie od problemu można znaleźć jego rozwiązanie. Wdrożenie zmiany w strukturze organizacyjnej wiąże się z optymalizacją procesów biznesowych, co w rezultacie przynosi wyłącznie korzyści zarówno dla firmy, jak i pracowników.

Struktura firmy powinna być w sposób optymalny dopasowana do rodzaju działalności, którą firma prowadzi. Zdarza się, że z różnych względów nie jest ona jednak dostosowana do panujących realiów. Może się to zdarzyć zarówno w firmach, które nie potrafią nadążyć za zmieniającą się rzeczywistością rynkową, jak i w tych, które w wyniku dynamicznego wzrostu potrzebują utworzenia nowych struktur i podziału obowiązków.

Krok pierwszy – pomiar i analiza procesów

Istotna jest nie tylko struktura, ale również procesy, na których bazują pracownicy w ramach wykonywania poszczególnych zadań w swoich działach. Podobnie jak w przypadku optymalizacji procesów, także przy wdrażaniu zmian w organizacji niezbędny jest pomiar oraz analiza zachodzących procesów. Warto skorzystać z pomocy firm zajmujących się wdrażaniem zmian organizacyjnych, takich jak na przykład Nova Praxis – zewnętrzny podmiot, korzystając z zebranych informacji, spojrzy na nasz biznes obiektywnie. Spojrzenie to pozwoli krytycznym okiem i bez zbędnych emocji ocenić zasady funkcjonowania firmy.

Kolejnym ważnym elementem jest przepływ informacji pomiędzy działami oraz proces podejmowania decyzji. W nieodpowiedniej strukturze organizacyjnej występuje szereg problemów, takich jak przerzucanie pracy pomiędzy działami lub pracownikami, nadmierna weryfikacja prowadząca do braku samodzielności czy konieczność uzyskiwania informacji niezbędnych do wykonania działań.

Uświadomienie marnotrawstw spowodowanych nieodpowiednią strukturą organizacyjną jest pierwszym krokiem do wprowadzenia zmian w organizacji.

Krok drugi – analiza wyników, rekomendacje i wdrożenie zmian

Wyniki pomiarów i analizy procesów dają całościowy obraz struktury – czym faktycznie zajmują się pracownicy oraz poszczególne działy, czy pracownicy łączą się w grupy realizujące mniej więcej te same zadania, czy widać wyraźny podział na podgrupy o innych kompetencjach.

Następnie wyniki przekazywane są firmie. Można to zrobić na przykład w formie warsztatów omawiających poszczególne procesy i zauważone błędy, dzięki czemu możliwe jest skuteczne przemodelowanie struktury.

Wdrożenie zmian w organizacji

Ostatnim elementem niezbędnym do wprowadzenia zmian w strukturze organizacyjnej jest przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, przedstawiających nową strukturę. Składa się na nią diagram struktury, karty stanowisk dla nowych lub skorygowanych stanowisk pracowniczych, a także karty poszczególnych działów oraz dokumentacja procesów.

Dzięki zastosowaniu się do wskazówek i zmiany organizacji struktury uzyskamy efektywniejszą realizację procesów, a także jaśniejsze zasady działania, co w konsekwencji poprawi wyniki firmy oraz poziom zadowolenia pracowników, którzy będą mieli jasno sprecyzowane działania, cele oraz stawki stanowiskowe.