Business Change, czyli jak wdrożyć zmianę w organizacji?

Spis treści

• Krok pierwszy – pomiar i analiza procesów
• Krok drugi – analiza wyników, rekomendacje i wdrożenie zmian
• Wdrożenie zmian w organizacji

Dynamiczny wzrost wymagający budowy nowych struktur i podziału odpowiedzialności, a może przerośnięta struktura wydłużająca czas pracy i mnożąca koszty? Niezależnie od problemu można znaleźć jego rozwiązanie. Wdrożenie zmiany w strukturze organizacyjnej wiąże się z optymalizacją procesów biznesowych, co w rezultacie przynosi wyłącznie korzyści zarówno dla firmy, jak i pracowników.

Struktura firmy powinna być w sposób optymalny dopasowana do rodzaju działalności, którą firma prowadzi. Zdarza się, że z różnych względów nie jest ona jednak dostosowana do panujących realiów. Może się to zdarzyć zarówno w firmach, które nie potrafią nadążyć za zmieniającą się rzeczywistością rynkową, jak i w tych, które w wyniku dynamicznego wzrostu potrzebują utworzenia nowych struktur i podziału obowiązków.

Przeczytaj również: Zalety prywatnych domów opieki

Krok pierwszy – pomiar i analiza procesów

Istotna jest nie tylko struktura, ale również procesy, na których bazują pracownicy w ramach wykonywania poszczególnych zadań w swoich działach. Podobnie jak w przypadku optymalizacji procesów, także przy wdrażaniu zmian w organizacji niezbędny jest pomiar oraz analiza zachodzących procesów. Warto skorzystać z pomocy firm zajmujących się wdrażaniem zmian organizacyjnych, takich jak na przykład Nova Praxis – zewnętrzny podmiot, korzystając z zebranych informacji, spojrzy na nasz biznes obiektywnie. Spojrzenie to pozwoli krytycznym okiem i bez zbędnych emocji ocenić zasady funkcjonowania firmy.

Przeczytaj również: Dlaczego warto podjąć studia na uczelni medycznej?

Kolejnym ważnym elementem jest przepływ informacji pomiędzy działami oraz proces podejmowania decyzji. W nieodpowiedniej strukturze organizacyjnej występuje szereg problemów, takich jak przerzucanie pracy pomiędzy działami lub pracownikami, nadmierna weryfikacja prowadząca do braku samodzielności czy konieczność uzyskiwania informacji niezbędnych do wykonania działań.

Przeczytaj również: Jak dobrze wybrać studia, aby nie żałować?

Uświadomienie marnotrawstw spowodowanych nieodpowiednią strukturą organizacyjną jest pierwszym krokiem do wprowadzenia zmian w organizacji.

Krok drugi – analiza wyników, rekomendacje i wdrożenie zmian

Wyniki pomiarów i analizy procesów dają całościowy obraz struktury – czym faktycznie zajmują się pracownicy oraz poszczególne działy, czy pracownicy łączą się w grupy realizujące mniej więcej te same zadania, czy widać wyraźny podział na podgrupy o innych kompetencjach.

Następnie wyniki przekazywane są firmie. Można to zrobić na przykład w formie warsztatów omawiających poszczególne procesy i zauważone błędy, dzięki czemu możliwe jest skuteczne przemodelowanie struktury.

Wdrożenie zmian w organizacji

Ostatnim elementem niezbędnym do wprowadzenia zmian w strukturze organizacyjnej jest przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, przedstawiających nową strukturę. Składa się na nią diagram struktury, karty stanowisk dla nowych lub skorygowanych stanowisk pracowniczych, a także karty poszczególnych działów oraz dokumentacja procesów.

Dzięki zastosowaniu się do wskazówek i zmiany organizacji struktury uzyskamy efektywniejszą realizację procesów, a także jaśniejsze zasady działania, co w konsekwencji poprawi wyniki firmy oraz poziom zadowolenia pracowników, którzy będą mieli jasno sprecyzowane działania, cele oraz stawki stanowiskowe.