Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

KPiR, czyli księga przychodów i rozchodów to narzędzie księgowe, które służy do bieżącej ewidencji wszystkich przychodów i wydatków twojej firmy. KPiR stanowi najprostszą formę rozliczania się przedsiębiorstwa z urzędem skarbowym, ponieważ na jej podstawie ustalany jest dochód podlegający opodatkowaniu. Sprawdź, jak prowadzić KPiR tak, by była zgodna z przepisami.

Kto i kiedy ma obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Obowiązek prowadzenia KPiR obejmuje:

• osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą,

• spółki jawne,

• spółki cywilne,

• spółki partnerskie, rozliczające się na zasadach ogólnych i liniowo.

Księga przychodów i rozchodów powinna być założona na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Należy o tym powiadomić naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 20 dni od momentu założenia księgi. O założeniu książki przychodów i rozchodów informują też podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym bądź prowadzili pełną księgowość. Zgłoszenia do urzędu skarbowego o prowadzeniu uproszczonej formy księgowości dokonuje się na formularzu CEIDG-1, podczas rejestracji działalności w urzędzie gminy. Jeśli prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik ma obowiązek zgłosić to urzędnikowi urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy.             Jakie elementy zawiera książka przychodów i rozchodów? Księga przychodów i rozchodów obejmuje następujące pozycje:

• przychody,

• zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,

• poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności,

• koszty prac badawczo-rozwojowych.

Formy prowadzenia KPiR

Przedsiębiorca prowadzący uproszczoną księgowość, może wybrać tradycyjną, papierową księgę przychodów i rozchodów lub też formę elektroniczną. Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów opierają się na wytycznych Ministerstwa Finansów. Jak podkreśla specjalista z biura rachunkowego Ademi: 

„Niezwykle ważne jest by księga przychodów i rozchodów była prowadzona rzetelnie i zgodnie z przepisami prawa".

Należy prowadzić ją na bieżąco, po zakończeniu każdego dnia. Jeśli księgę dla przedsiębiorcy prowadzi biuro rachunkowe, przychody i wydatki możliwe są do zapisania do 20 dnia każdego miesiąca.

 Obowiązki podczas prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Każdy przedsiębiorca prowadzący księgowość w formie uproszczonej ma obowiązek prowadzić zapisy w KPiR rzetelnie i bezbłędnie. Oznacza to, że wpisy do księgi są zgodne ze stanem rzeczywistym, zgodnie z przepisami rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów. Wszystkie wpisy do księgi muszą być prowadzone czytelnie w języku polskim i polskiej walucie. Wpisy muszą być dokonywane na podstawie dowodów księgowych. Poza tym podatnik ma obowiązek ponumerować karty księgi oraz je zbroszurować. Od 1 lipca 2018 roku urząd Skarbowy może zażądać od podatnika prowadzącego KPiR w formie elektronicznej przesłania JPK_KPiR, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego. Plik JPK musi być zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów i mieć formę XML.

Miejsce przechowywania księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z przepisami KPiR oraz dokumentacja, na podstawie której dokonywane są w niej zapisy, ma znajdować się w miejscu wykonywania działalności lub siedzibie firmy. Jeśli KPiR prowadzona jest przez biuro rachunkowe, to powinna w nim się znajdować. Księga przychodów i rozchodów jest dość prostym narzędziem księgowym i w szczególności jest przeznaczona dla przedsiębiorstw, które nie mają zbyt wysokiego zysku w skali roku. Przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych nie mogą przekroczyć równowartości 2 milionów euro. Należy jednak zwrócić uwagę, że samodzielne prowadzenie KPiR wymaga dużej samodyscypliny i znajomości przepisów. Czasem więc warto oddać sprawy w ręce fachowców i zaufać ich doświadczeniu.