Zasady bezpiecznego niszczenia dokumentów

Każda firma dziennie wytwarza wiele dokumentów, takich jak umowy, faktury, sprawozdania finansowe czy poufne notatki. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumenty zawierające wrażliwe dane – przykładowo dane tożsamościowe klientów – muszą być nie tylko przechowywane w bezpieczny sposób, ale również niszczone zgodnie z ustalonymi procedurami. Jak się tego dokonuje i dlaczego to takie ważne?

Znaczenie prawidłowego niszczenia dokumentów

Wyciek dokumentów zawierających istotne dane to jeden z najczarniejszych scenariuszy z życia firmy. Wystarczy wyobrazić sobie sytuację, kiedy w niepowołane ręce trafiają dokładne dane klientów firmy, informacje na temat sytuacji finansowej bądź dotyczące prowadzonych przez przedsiębiorstwo projektów. Konsekwencje mogą być różne: od utraty reputacji firmy, która nie dba o poufne dane swoich klientów, przez utratę przewagi konkurencyjnej na rynku, kończąc na wyniszczających firmę pozwach sądowych i ostatecznie bankructwie. Dlatego tak niezwykle istotne jest instruowanie pracowników firmy na temat obowiązku prawidłowego zabezpieczania dokumentów oraz niszczenia ich zgodnie z procedurami.

Jak niszczone są dokumenty firmowe?

Dokumenty firmowe mogą być zapisywane na różnych nośnikach, które generalnie dzielimy na papierowe oraz cyfrowe. Do pierwszych zaliczamy wszelkiego rodzaju dokumenty w fizycznej formie, wydruki umów i faktur, sprawozdania projekty, plany etc. Do drugiej należą elektroniczne nośniki danych, a więc między innymi płyty CD, dyski twarde wewnętrzne i zewnętrzne, pamięć przenośna. Niszczenie pierwszych zazwyczaj odbywa się przy użyciu niszczarek, w które można wyposażyć biuro. Urządzenia tego rodzaju dzieli się na kilka kategorii ze względu na poziom bezpieczeństwa – każdy z poziomów przeznaczony jest do dokumentów o innej randze. Przykładowo niszczarki I poziomu przeznaczone są do niszczenia dokumentów niskiego ryzyka – dokumenty papierowe przetwarzane są w nich na paski o szerokości około 12 mm. Najbezpieczniejsze niszczarki VII poziomu przeznaczone są z kolei do niszczenia dokumentów ściśle tajnych – tną je na ścinki o powierzchni około 5 mm ². Im dokładniejsze zniszczenia dokumentów, tym mniejsze prawdopodobieństwo zrekonstruowania zawartych w nich danych.

Niszczenie cyfrowych nośników pamięci.

Powszechne jest przekonanie, że wystarczy uszkodzić fizycznie dysk twardy komputera, żeby jego zawartość nie dawała się odczytać. W dzisiejszych czasach dostępne są jednak techniki tzw. składania dysku, które pozwalają nawet z połamanego nośnika odzyskać całość lub przynajmniej część danych.  Dlatego jeśli chcemy pozbyć się starego dysku i mieć pewność, że dane na nim zawarte nie wpadną w niepowołane ręce, nie wystarczy połamać go przy pomocy młotka. Warto wtedy skorzystać z firm specjalizujących się w niszczeniu nośników danych cyfrowych – jedną z nich jest Ago Recykling – które dokonując całkowitego rozmontowania elektronicznych podzespołów w celu odzyskania z nich surowców wtórnych. Należy pamiętać, że bardzo istotną kwestią przy niszczeniu dysków jest nie tylko całkowite uniemożliwienie odczytania danych, ale również uniknięcie skażenia środowiska. W produkcji elektroniki wykorzystuje się wiele pierwiastków i związków chemicznych, które nieodpowiednio zabezpieczone mogą przyczynić się do skażenia. Dlatego prawnie zakazane jest własnoręczne utylizowanie dysków twardych, np. poprzez ich spalenie.