Możliwości zastosowania podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny – zapewne większość z nas o nim słyszała, a wielu z nas zetknęło się z nim bezpośrednio, kiedy trzeba było załatwić sprawę firmową lub urzędową na odległość wysłać dokument lub choćby rozliczyć się zdalnie z fiskusem. Jeśli prowadzimy firmę, to wyrobienie podpisu elektronicznego otwiera zupełnie nowe możliwości i wznosi firmę na wyższy poziom. Co zyskamy dzięki takiemu podpisowi?

Kto może, a kto powinien

Obecnie podpis elektroniczny nie jest już zbędnym luksusem, fanaberią czy nowoczesnym gadżetem. Oszczędza on sporo czasu i pracy firmom oraz osobom, które często go używają – a jak wiadomo, czas to pieniądz. Jeśli nasza firma działa nie tylko na rynku polskim, ale też europejskim, to bez takiego podpisu się nie obędzie, ponieważ podmiotów finalizuje sprawy jedynie za jego pomocą. Są kraje, gdzie podpis elektroniczny jest tak rozpowszechniony, że używają go również osoby fizyczne. Podpisuje się nim i zawiera na odległość nawet zwykłe umowy kupna-sprzedaży, umowy kredytowe lub wysyła dokumenty urzędowe – działa to wtedy podobnie do listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, ponieważ zaszyfrowany w ten sposób dokument może odczytać jedynie adresat. Jednak poza tymi, dla których podpis elektroniczny jest usprawnieniem, jest też spora grupa firm, dla których taki podpis jest obowiązkowy: są to wszyscy przedsiębiorcy, którzy zatrudniają minimum 5 osób. Te firmy od 1 stycznia 2015 roku mają obowiązek składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną, do czego podpis elektroniczny jest niezbędny.

Najważniejsze zastosowania

Metod zastosowania podpisu elektronicznego jest całe mnóstwo. Warto się skupić na tych najczęściej używanych i tym samym oszczędzających najwięcej czasu i pracy. Są to m.in.

• podpisywanie umów w formie elektronicznej,
• kontakty i obrót dokumentami drogą elektroniczną między firmą a administracją samorządową, ZUS, US, KRS, ministerstwami i innymi urzędami,
• udział w przetargach drogą elektroniczną,
• obsługa platformy ePUAP,
• wystawianie e-faktury,
• składanie zaawansowanych dyspozycji w bankach,
• składanie wniosków drogą elektroniczną (np. o prawo jazdy),

Oczywiście to tylko część zastosowań – cała lista jest o wiele dłuższa. Ponadto regularnie wydłuża się ona wraz z kolejnymi nowelizacjami prawa oraz ze wzrastającą ilością firm i instytucji, które korzystają z takiej formy zabezpieczenia dokumentów.

Dlaczego warto?

Jedną z największych zalet podpisu elektronicznego jest to, że jest to obecnie najbezpieczniejszy sposób do zabezpieczania i potwierdzania dokumentów elektronicznych, który na dodatek można łatwo sprawdzić i potwierdzić również we własnym zakresie. Wymagania i prawo dotyczące podpisu elektronicznego są ujednolicone dla całej Unii Europejskiej, dlatego nie musimy myśleć o tym, czy nasz podpis będzie odczytany podczas prowadzenia interesów z innymi krajami Wspólnoty. Dodatkowo, firmy zajmujące się tworzeniem podpisów elektronicznych (jak np. Biuro Usług Informatycznych z Bolesławca) oferują też cały pakiet usług informatycznych. Warto więc zainteresować się tym tematem, ponieważ przy okazji wyrobienia podpisu możemy zyskać o wiele więcej, niż on sam.