Jak przechowywać kartoteki w biurze?

Prawidłowa organizacja systemu przechowywania dokumentów jest niezwykle istotna w funkcjonowaniu każdego biura. Pozwala nie tylko zachować porządek, ale także przyczynia się do zaoszczędzenia czasu, znacznie ułatwia pracę i zwiększa jej efektywność. Należy dodać, że przechowywanie danych w odpowiedni sposób umożliwia szybkie i sprawne odnalezienie danego pisma, wyjęcie go i odłożenia z powrotem bez tracenia czasu na zbędne poszukiwania. Przeczytaj, w jaki sposób zadbać o odpowiednią logistykę zarządzania kartoteką, aby uzyskać optymalne i wymierne efekty.

Jak zachować porządek w dokumentach?

Kartoteki powinny być odpowiednio oznaczone oraz podzielone na poszczególne kategorie. Pamiętajmy, aby zrobić to w dobrze przemyślany i logiczny sposób, co pozwoli na efektywne odszukanie dokumentów także innym pracownikom w razie naszej nieobecności. Dobrze jest wyróżnić wszelkie sprawy bieżące. Pozostałe dokumenty warto pogrupować według konkretnej klasyfikacji, przykładem mogą być tu: dokumenty kadrowe, finansowe, techniczne, podatkowe, inwentaryzacyjne, ubezpieczeniowe czy też umowy lub faktury.

Ważne jest również, aby dokumenty archiwizować na bieżąco w specjalnie przeznaczonym do tego miejscu, co pomoże nam uniknąć zbędnego bałaganu. Pamiętajmy, iż zarówno bieżących dokumentów, jak i tych archiwalnych cały czas przybywa, dlatego istotne jest, aby nasz system przechowywania nie wymagał każdorazowej modyfikacji przy dodawaniu nowych elementów – radzi nasz rozmówca reprezentujący internetowy sklep M&M Partners, oferujący artykuły biurowe.

Najważniejsze dokumenty, z których korzystamy na co dzień, powinny znaleźć się w miejscu pozwalającym na swobodny dostęp do nich, możliwie najbliżej naszego stanowiska pracy, tak, aby zawsze były pod ręką.

Przydatne akcesoria

Bardzo istotne jest, aby zadbać o odpowiednie zaopatrzenie niezbędne do zorganizowania miejsca pracy w optymalny sposób: kolorowe segregatory, różnego rodzaju teczki, koszulki i obwoluty, przekładki czy kontenery archiwizacyjne. Tego typu produkty są niezwykle pomocne w utrzymaniu porządku w biurze. Aby przechowywane w biurze dokumenty nie uległy zniszczeniu lub uszkodzeniu, należy umieszczać je w specjalnych koszulkach, z kolei segregatory i teczki pozwolą na ich pogrupowanie. Transparentne kieszenie samoprzylepne to idealne miejsce na ulokowanie wszelkich informacji, które powinny być widoczne na pierwszy rzut oka. Ponadto pozwalają one na dołączenie do danego folderu wizytówki czy płyty CD. Przekładki pomocne będą w przedzieleniu zawartości danego segregatora, na przykład z podziałem na poszczególne miesiące.