Jak wyposażyć kancelarię tajną?

Kancelaria tajna jest przez wielu specjalistów określana sercem systemu ochrony informacji. To w niej przechowywane są wszelkie niejawne dokumenty adresowane do przedsiębiorstwa. To z tego miejsca są one rozdzielane do pracowników, którzy muszą się z nimi zapoznać. Najważniejsze jest jednak, że po rozpoznaniu treści i udzieleniu odpowiedzi dokumenty muszą do niej wrócić. Aby były bezpieczne, kancelaria musi być właściwie wyposażona – w co?

Obowiązkowe zabezpieczenia techniczne

Zabezpieczenie kancelarii tajnej odbywa się poprzez wdrożenie odpowiednich rozwiązań organizacyjnych, ale też fizycznych. Najczęściej miejsce to jest jednym pomieszczeniem, które zostaje właściwie dostosowane przez specjalistów. Wiele firm oferuje usługi związane z ich urządzeniem – to np. firma SZB, która daje gwarancję poufności oraz właściwego dopasowania rozwiązań i ich integralności. W zakresie obowiązków specjalistów znajduje się m.in. określenie poziomu zagrożenia, które w połączeniu z klauzulami przetwarzanych informacji niejawnych pozwala wskazać klasę strefy ochronnej umożliwiającej zapewnienie właściwego zabezpieczenia. Wspomniana ochrona jest konieczna do wdrożenia zabezpieczeń zgodnie z art. 46 pkt 4 Ustawy o ochronie informacji niejawnych. Zgodnie z przytoczonym przepisem jednostki organizacyjne dysponujące informacjami niejawnymi o klauzuli „poufne” lub wyższej zobligowane są do stosowania wyposażenia i urządzeń, które uzyskały certyfikaty zgodnie z odrębnymi przepisami. Pojęcie „urządzenia” i „wyposażenie” należy rozumieć m.in. jako szafy metalowe, w których przechowywane są materiały niejawne bądź systemy alarmowe i dozorowe, które pozwalają właściwie ochronić informacje.

W jakie zabezpieczenia techniczne należy zainwestować?

Ustalenie niezbędnego wyposażenia kancelarii tajnej wymaga znajomości przepisów, ale też określenia celów jej utworzenia. Najłatwiejszym sposobem ułatwiającym wskazanie niezbędnych elementów jest ustalenie: jakie elementy będą podlegały ochronie, przed kim będą zabezpieczane, ale też ile czasu i środków finansowych ma zostać przeznaczonych na inwestycję. Oferta zintegrowanych systemów zabezpieczeń wielu dostawców jest niezwykle obszerna. Do najważniejszych rodzajów zabezpieczeń można zaliczyć system kontroli wejść i wyjść, system dozoru wizyjnego, system alarmowy, system sygnalizacji napadu i włamania, certyfikowane drzwi czy też system przeciwpożarowy. Rodzaj stosowanych rozwiązań każdorazowo musi być dopasowany do branży i zakresu działania oraz wytwarzanych dokumentów.