Czy kupno kserokopiarki jest zawsze lepszym wyborem niż jej dzierżawa?

Każde nowoczesne biuro potrzebuje kserokopiarki wielofunkcyjnej. Profesjonalne urządzenia klasy biznesowej są wydajne, ekonomiczne i zapewniają wysoką jakość kopiowania, skanowania i druku. Aby mogła z nich skorzystać Twoja firma, masz dwie możliwości: zakup lub dzierżawa kserokopiarek. Przyglądamy się obu rozwiązaniom, wskazując na ich mocne i słabe strony.

Pragnienie posiadania sprzętu na własność jest ciągle bardzo silne – nie tylko wśród użytkowników indywidualnych, lecz także w firmach. Nie należy się temu dziwić, bo użytkowanie własnej kserokopiarki ma wiele zalet.

Jakie korzyści daje własna kserokopiarka? 

Jeżeli masz wolne fundusze, to zakup kserokopiarki do biura jest bardzo dobrą inwestycją. O korzyściach z posiadania własnego urządzenia wielofunkcyjnego mówi doradca klienta z firmy DKS w Gdańsku, oferującej kserokopiarki na sprzedaż i na wynajem: – Posiadając własną kserokopiarkę, firma ponosi jedynie koszty materiałów eksploatacyjnych i przeglądów serwisowych raz na kilkanaście miesięcy. Najbardziej pożądany jest zakup nowego urządzenia. Jeżeli brakuje odpowiednich funduszy, to opcją budżetową jest zakup kserokopiarki poleasingowej. Oferujemy naszym klientom sprawdzone, w pełni sprawne urządzenia, które mogą służyć jeszcze przez wiele lat. Wysokiej klasy maszyny, przy poprawnej eksploatacji, są praktycznie niezniszczalne. Każdy dzień niezawodnej, wydajnej i ekonomicznej pracy będzie nowym potwierdzeniem celowości zakupu kserokopiarki do firmy.

Dzierżawiąc kopiarki, musisz wnieść opłatę nawet wtedy, gdy w danym miesiącu z urządzenia nie wyszedł ani jeden wydruk. Gdy jesteś właścicielem maszyny, płacisz tylko za to, co zostało wydrukowane. Jednak zanim zdecydujesz się na zakup kopiarki, sprawdź mocne strony dzierżawy.

5 mocnych stron dzierżawy kserokopiarek

O dzierżawie sprzętów biurowych mówi się zazwyczaj w kontekście braku odpowiednich środków na ich zakup. Ma to szczególne znaczenie w przypadku młodych firm, które całe posiadane zasoby finansowe starają się przeznaczyć na działalność podstawową. Jednak dzierżawa kserokopiarek jest atrakcyjną opcją również dla tych podmiotów, którym nie doskwiera brak funduszy inwestycyjnych. Wynajęty sprzęt pozwala uzyskać pięć podstawowych korzyści:

• komfort eksploatacji – w ramach miesięcznego abonamentu znajduje się bezpłatny druk określonej liczby arkuszy, a często także wymiana materiałów eksploatacyjnych i czynności serwisowe: jeżeli kopiarka jest podłączona do sieci, to monitorowanie jej stanu i zmiana ustawień może się odbywać zdalnie, co sprawia, że użytkownik musi zatroszczyć się tylko o załadowanie odpowiedniego papieru – taki układ daje maksymalny komfort eksploatacji,
• dostęp do najnowszej technologii – przy wynajmie nie musisz kierować się ceną urządzenia, lecz wyłącznie jego parametrami – możesz dopasować optymalnie sprzęt do potrzeb, zamiast zadowalać się maszynami, na których zakup stać Cię w danym momencie,
• łatwe skalowanie środowiska druku w firmie – niskie czynsze wynajmu sprzętu biurowego pozwalają na szybkie skalowanie wielkości i wydajności środowiska druku: dzierżawisz maszyny tylko przez czas realizacji konkretnego projektu – zamiast inwestować duże kwoty, płacisz relatywnie niski czynsz, a po zakończeniu zadania nie musisz martwić się, co zrobić z już niepotrzebnym sprzętem,
• brak ryzyka nietrafionej inwestycji – błędy popełnione przy zakupie kserokopiarki (niewłaściwie dobrana wydajność lub funkcjonalności urządzenia) są nieodwracalne, natomiast przy wynajmie możesz wystąpić o okres próbny i możliwość przeprowadzenia testów, aby w praktycznym działaniu ocenić przydatność maszyny – możesz też negocjować wymianę sprzętu, gdy zmieni się Twoje zapotrzebowanie na druk, 
• precyzyjna kontrola wydatków – stała wysokość opłat czynszowym pozwala precyzyjnie planować wydatki – wynajmujący otrzymuje też szczegółowe raporty na temat tego, kto, kiedy, ile i jakich wydruków wykonał, dzięki czemu może łatwo monitorować koszty druku w firmie.

Warto podkreślić, że eksploatując własną drukarkę, musisz liczyć się z przestojami na skutek awarii. Natomiast w przypadku wynajętego sprzętu możesz zagwarantować sobie w umowie błyskawiczną reakcję serwisową.

Wracając do tytułowego pytania, należy jednoznacznie stwierdzić, że zakup nie zawsze jest lepszym rozwiązaniem niż dzierżawa kserokopiarki. W wielu przypadkach wynajęcie urządzenia jest jedyną możliwością skorzystania z niego w działalności biznesowej. Zarówno kupno, jak i dzierżawę kserokopiarki zawsze należy poprzedzić rzeczową analizą zapotrzebowania na druk – najlepiej w perspektywie kilku lat.