Co powinno się znaleźć w dokumentacji kadrowej?

Dokumenty osobowe pracowników to jedne z najczęściej kontrolowanych przez inspektorów pracy dokumentów. Warto wiedzieć, jakie reguły rządzą ich tworzeniem i przechowywaniem, zgodnie z obowiązującymi aktualnie przepisami Kodeksu Pracy. Zakres prowadzenia przez pracodawców tej dokumentacji szczegółowo określa również rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak prawidłowo prowadzić dokumentację kadrową, zgodnie z tymi aktami?

 Czym jest dokumentacja kadrowa?

Wśród podstawowych obowiązków każdego pracodawcy związanych z zatrudnieniem pracownika, oprócz obowiązku zatrudniania za wynagrodzeniem, należy wymienić prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także przechowywanie ich w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Akta osobowe to prowadzone odrębnie dla każdego pracownika dokumenty, zwane potocznie teczką personalną, zawierające zbiór dokumentów dotyczących nawiązania, przebiegu i ustania stosunku pracy. Oprócz akt osobowych pracodawca powinien założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika między innymi kartę ewidencji czasu pracy, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. To podstawowe elementy prawidłowo prowadzonej dokumentacji kadrowej.

 Co dokładnie powinno się znaleźć w dokumentacji?

Poza podstawowymi elementami rozporządzenie określa szczegółowo, jakie dodatkowe akta powinny znaleźć się w prawidłowo prowadzonej dokumentacji kadrowej. Pracodawca jest zobowiązany również do prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, wystąpienia chorób zawodowych u pracownika, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń wypłacanych w związku z tymi chorobami i wypadkami. Jak wskazuje ekspert z Biura Doradztwa Podatkowego Lidii Sarneckiej świadczącego usługi doradcy podatkowego: Wiele przedsiębiorców nieprawidłowo prowadzi dokumentację zatrudnianych pracowników, przez co narażają się na sankcje karne. Przykładowo, nie każdy wie, że w karcie ewidencji czasu pracy należy dodatkowo zaznaczyć, iż pracownik pracował w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, a także odnotować odbyte dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.  Brak akt osobowych lub innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi pracodawcy kara grzywny. Ponadto, ważny jest również sposób przechowywania powyższych dokumentów. Pozostawienie ich w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest również wykroczeniem, za które ustawodawca przewiduje karę.